Food-Service-Manager wissen, wie mühsam es ist, die Arbeitspläne des Restaurantpersonals zu koordinieren. Mitarbeiter melden sich krank oder kündigen kurzerhand, der Personalbedarf ändert sich unerwartet, die Menschen wollen Schichten tauschen. Ohne ein effektives Schichtmanagementsystem können sich ständig ändernde Zeitpläne täglich Kopfschmerzen bereiten.
Komplexität der Terminplanung
Stellen wir uns Joe vor, den Manager einer Filiale einer kleinen Restaurantkette, der die Zeitpläne seiner Mitarbeiter mit einem einfachen Kalendertool einrichtet, das er zentral steuert. Zu Beginn jeder Woche stellt er den Arbeitern ihre Wochenpläne über Tabellenkalkulationen zur Verfügung und drückt dann die Daumen, dass es nicht zu viele Änderungen geben wird, mit denen er sich auseinandersetzen muss.
In einer Woche hat er nicht so viel Glück. Am Montagabend reserviert ein Kunde das halbe Restaurant für eine Party am Dienstagabend. Joe schickt drei der sieben Kellner, die am Dienstag in der Abendschicht arbeiten sollten, eine SMS und teilt ihnen mit, dass sie an diesem Tag doch nicht gebraucht werden.
Die Mitarbeiter, denen er schreibt, reagieren professionell, aber er kann die Aufregung in ihren Nachrichten spüren. Eine von ihnen, eine alleinerziehende Mutter, bittet ihn, es sich noch einmal zu überlegen – sie hat bereits eine Kinderbetreuung geplant, um die Schicht auszugleichen, und kann sie nicht ohne Strafe absagen. Eine andere antwortet mit der Frage, ob sie später in der Woche eine zusätzliche Schicht übernehmen kann.
Er kann sagen, dass die Mitarbeiter ihre Zeitpläne umgestellt haben, wenn er Nachrichten erhält, in denen Schichttausch angefordert wird. Die einzige Veränderung, die er vorgenommen hat, hat Kaskadeneffekte, und er wird mit Textnachrichten und Anrufen von einer Reihe von Mitarbeitern überschwemmt.
Er bedauert, dass er so kurzfristig Änderungen vornehmen musste – und er ärgert sich darüber, wie schwierig das auf logistischer Ebene ist – aber was kann er tun? Er hat keinen Zugriff auf die Zeitpläne an den anderen Standorten des Restaurants, die jeder Manager separat bearbeitet, so dass er nicht weiß, ob es an anderer Stelle Schichten gibt, die seine Mitarbeiter stattdessen übernehmen können. Er ist nicht in der Lage, den Arbeitern zu erlauben, ihre Schichten zu tauschen oder ihre Zeitpläne zu verwalten, ohne ihn zu konsultieren, also befindet er sich mitten in einem komplexen Geflecht von Planungsanforderungen.
Eine optimierte Lösung
Stellen wir uns nun vor, dass Joe eine Software für den digitalen Arbeitsplatz verwendet, um die Zeitpläne seiner Mitarbeiter zu verwalten und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um Änderungen vorzunehmen.
Am Montagabend, als er von seinen Personaländerungen für den nächsten Tag erfährt, sendet er über die Arbeitsplatz-App eine Gruppennachricht an alle seine Mitarbeiter in der Dienstags-Abendschicht, in der er nach Freiwilligen sucht, die die Schicht abbrechen. Er weiß, dass seine Mitarbeiter in der Software Optionen haben, um zu sehen, ob dies für sie funktioniert, sodass er nicht mit einer Flut von Nachrichten mit Fragen und Wünschen für alternative Schichten rechnet.
Die Mitarbeiter, die die Anfrage erhalten, prüfen, ob es in der Woche andere offene Schichten gibt, die sie übernehmen können, um das Einkommen zu ersetzen. Ein Mitarbeiter findet einen, fügt sich ein und teilt der Gruppe mit, dass er am Dienstagabend aussteigen kann. Da die Software es Mitarbeitern aus allen Standorten der Kette ermöglicht, Schichten an jedem Standort zu übernehmen, stellen zwei weitere Mitarbeiter fest, dass es an anderen Standorten Plätze für die Schicht am Dienstag gibt. Sie fordern diese Schichten am Arbeitsplatz an und teilen der Gruppe mit, dass sie auch aussteigen können.
Joes Arbeit, für das Abendessen am Dienstag auf vier Mitarbeiter zu reduzieren, wurde schnell und mit wenig Beteiligung seinerseits erledigt. Nicht nur das, sondern die Mitarbeiter, die ausgestiegen sind, haben Wege gefunden, die Arbeit in dieser Woche nachzuholen, und mehrere andere offene Schichten an seinem und anderen Standorten sind jetzt besetzt. All dies geschieht mit nur wenigen Nachrichten innerhalb des Systems – es ist keine einzige hektische SMS oder ein genervter Anruf von zu kurz gekommenen Mitarbeitern beteiligt.
Joe schreibt seinem Team über die App eine Nachricht und bedankt sich für ihre Flexibilität. Dann nimmt er ein kurzes Schulungsvideo für die Kellner auf, die am nächsten Abend an der Party teilnehmen werden, und erinnert sie an die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens für die Betreuung großer Gruppen und besonderer Veranstaltungen. Die Mitarbeiter erhalten eine Aufforderung, das zweiminütige Video anzusehen, bevor ihre Schicht am nächsten Abend beginnt, und Joe erhält eine Bestätigung, wenn jeder dies tut.
Jetzt sind nicht nur die Zeitpläne seiner Mitarbeiter zur Zufriedenheit aller eingerichtet, sondern er ist auch zuversichtlich, dass die Mitarbeiter, die am nächsten Abend erscheinen, wissen, was sie zu tun haben.
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