3 raisons pour lesquelles vous devriez passer à un modèle de planification basé sur la disponibilité

Pour les superviseurs de magasin et d’équipe de l’industrie des services, la création d’horaires hebdomadaires ou mensuels est un jeu de Tetris. Dans la poursuite de l’horaire parfait, les gestionnaires organisent une multitude de facteurs, de l’achalandage prévu en magasin aux niveaux de compétence du personnel. Au milieu de ces pièces mobiles, un facteur qui est souvent mis de côté est la disponibilité fluctuante des employés horaires et les préférences en matière de quarts de travail.

Cette complexité, aggravée par les processus manuels utilisés par de nombreux magasins pour générer des horaires, est devenue un défi social, politique et opérationnel pour l’industrie.

Selon une récente étude de WorkJam auprès d’entreprises de services et d’employés horaires, 68 % des gestionnaires estiment que la partie la plus difficile de la planification des horaires est d’attribuer des quarts de travail qui correspondent aux besoins de l’entreprise et des employés. De même, 60 % des travailleurs affirment que la partie la plus difficile de la recherche d’emploi est de trouver des postes qui correspondent à leur disponibilité et à leurs préférences en matière de lieu.

Plutôt que de prolonger ces problèmes, les entreprises (et leur personnel) bénéficieraient d’une approche nouvelle et holistique du paradigme du personnel. Avec la bonne technologie en place et quelques changements de processus, les magasins qui placent la disponibilité au premier plan du cycle de planification peuvent bénéficier d’un certain nombre d’avantages commerciaux, notamment :

• Taux de rétention plus élevés : Les employés qui reçoivent constamment des horaires qui ne correspondent pas à leurs obligations personnelles et à d’autres emplois sont plus susceptibles de partir, ce qui oblige les employeurs à assumer le fardeau du temps et de l’argent liés à l’embauche et à la recyclage des remplaçants. Les entreprises qui privilégient la disponibilité des employés dès le début (c’est-à-dire pendant le processus d’embauche) peuvent conserver une main-d’œuvre plus expérimentée qui complète leurs besoins et normes opérationnels, ce qui se traduit par un meilleur service à la clientèle. Lorsque les deux parties sont sur la même longueur d’onde dès le premier jour, le risque d’attrition des employés en raison d’équipes mal alignées diminue considérablement.
• Moins de non-présentations et de sous-effectif : Lorsque les employeurs ne sont pas sensibles à la disponibilité de leur employé, des conflits de quarts de travail se produisent, ce qui entraîne de l’absentéisme. L’étude de WorkJam a révélé que près de la moitié des gestionnaires (46 %) déclarent que leurs emplacements manquent fréquemment ou parfois de personnel. Comme tout gestionnaire le sait, un magasin en sous-effectif se traduit par des clients non servis, des dépenses élevées en heures supplémentaires et une baisse du moral des employés.
  Les conflits d’équipe et les changements de dernière minute font inévitablement partie de la gestion d’une équipe, mais ils sont également évitables. En équipant les superviseurs et le personnel d’outils qui facilitent la communication des disponibilités, les employeurs peuvent simplifier le processus de planification et améliorer l’assiduité globale.

• Des managers plus heureux et plus productifs : L’adhésion à un modèle de planification basé sur la disponibilité soulage autant la direction que les travailleurs horaires. Près d’un quart des directeurs de magasin et des chefs d’équipe d’une entreprise de services citent les tâches de planification (par exemple, la création d’horaires et la facilitation des changements de quart de travail ou des métiers) comme la partie la plus insatisfaisante de leur travail. Lorsque les gestionnaires attribuent des quarts de travail en fonction des commentaires des employés, ils passent moins de temps (et soignent moins de maux de tête) à élaborer et à modifier les horaires. Avec un logiciel intégré ou des outils de gestion des relations avec les employés en place, les employés peuvent exercer plus de contrôle sur les horaires en initiant des échanges de quarts de travail sans l’intervention du superviseur. La répartition égale de ces responsabilités permet à la fois de responsabiliser les travailleurs horaires et de libérer les managers pour qu’ils se concentrent sur des tâches plus en contact avec les clients.

Les gestionnaires d’entreprises de services ne devraient pas avoir à redouter l’établissement des horaires, et les employés ne devraient pas avoir à attendre des affectations de quart de travail qu’ils ne peuvent pas remplir. L’adoption d’un modèle de planification basé sur la disponibilité permet aux deux parties de respirer plus facilement.