Die Verwaltung von Mitarbeitern auf Stundenbasis in der Dienstleistungsbranche war noch nie einfach. Aber in den letzten Jahren ist es zur Achillesferse der Arbeitgeber geworden.
Enge Gewinnmargen und die Konkurrenz durch Online- und Sharing-Economy-Marken (ganz zu schweigen vom aktuellen Ansturm auf die Weihnachtseinkäufe) zwingen die Arbeitgeber, das Beste aus ihrer Belegschaft herauszuholen. Da sich der Personalbedarf von einem Moment auf den anderen ändern kann, ist es keine leichte Aufgabe, das richtige Arbeitsverhältnis zu finden.
Um dieser Realität gerecht zu werden, haben sich viele Arbeitgeber umstrittenen Praktiken wie „Clopenings“, Bereitschaftsdienst und Last-Minute-Terminplanung zugewandt. Kurzfristig dienen diese Taktiken als Notlösung für den schwankenden Bedarf der Arbeitgeber. Diese Praktiken haben bereits eine Welle der Frustration, der Fluktuation und der staatlichen Kontrolle durch die Mitarbeiter ausgelöst.
Hier werfen wir einen Blick auf drei verschiedene unfaire Planungspraktiken (Bereitschaftsdienst ist nicht die einzige), die die Work-Life-Balance der Mitarbeiter beeinträchtigen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen, zu negativer Publicity und Markenerosion führen:
- Planung des Bereitschaftsdienstes: Bei der Bereitschaftsplanung (oder „Just-in-Time“-Planung warten Arbeitgeber bis Stunden oder Minuten, bevor eine Mitarbeiterschicht beginnt, um ihnen mitzuteilen, ob sie sich einstempeln sollen oder nicht. Entscheidungen in letzter Minute machen es den Mitarbeitern unmöglich, persönliche Verpflichtungen zu planen, sei es die Suche nach Kinder- oder Altenpflege, die Teilnahme am Unterricht oder die Unterbringung von Teilzeitjobs. Für Mitarbeiter, die auf eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche angewiesen sind, um über die Runden zu kommen, führt die Bereitschaftsplanung zu einer Einkommensinstabilität, die viele zur Kündigung zwingt. Die allgegenwärtige Anwendung dieser Praxis hat jedoch dazu geführt, dass der öffentliche Sektor dies zur Kenntnis genommen hat. Regierungsbeamte in acht Bundesstaaten, darunter Kalifornien, Illinois und New York, haben große Marken von Gap bis Uniqlo untersucht, in der Hoffnung, der Bereitschaftstaktik Einhalt zu gebieten.
- Späte Veröffentlichung des Zeitplans: Eine weitere Option, auf die sich Arbeitgeber stützen, ist die späte Freigabe von Zeitplänen, d. h. die Veröffentlichung von Schichten auf wöchentlicher Basis und nicht alle zwei Wochen oder monatlich. Eine Vorankündigung von ein paar Tagen kann besser erscheinen als Stunden, aber sie belastet immer noch die Zeit der Mitarbeiter. Verspätete Schichtzuweisungen lösen das Problem möglicherweise nicht einmal – wenn der Ladenverkehr plötzlich schwankt, kann ein vor fünf Tagen festgelegter Zeitplan immer noch zu einer Über- oder Unterbesetzung führen. In vielen Fällen stellt eine späte Freigabe von Zeitplänen eine zusätzliche Belastung für Manager dar, da sie Schichtzuweisungen häufiger durchführen müssen. Die Planung nimmt bereits einen erheblichen Teil der Zeit der Manager in Anspruch: 70 Prozent machen zusätzliche Stunden für Aufgaben wie die Neuzuweisung und den Schichttausch geltend.
- Benötigte Schichtverlängerungen: Einen Mitarbeiter zu bitten, ein oder zwei Stunden länger zu bleiben, ist eine verlockende Möglichkeit, die Lücken zu füllen, wenn Sie es mit Nichterscheinen, ungeplanten Abwesenheiten oder einem plötzlichen Anstieg des Verkehrsaufkommens zu tun haben – aber es ist alles andere als eine nachhaltige Lösung. Allein die Aufforderung bringt Stundenarbeiter in eine schwierige Lage: Viele wollen ihrem Vorgesetzten nicht nein sagen, auch wenn andere persönliche oder berufliche Verpflichtungen es erfordern, dass sie in dieser Zeit woanders sind. Mitarbeiter, die mit regelmäßigen Schichtverlängerungen konfrontiert sind, werden unweigerlich ausbrennen und sich nach einer anderen Position mit mehr Zeitplankonsistenz umsehen.
Führungskräfte, die mit variablem Arbeitsbedarf zu kämpfen haben, müssen langfristig denken. Anstatt diese fragwürdigen Praktiken zu durchlaufen, sollten Arbeitgeber nach Lösungen für die Mitarbeiterbindung suchen, um die Ursachen für Planungsfrustration anzugehen.
Eine digitale Engagement-Plattform erleichtert sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitern das Schichtmanagement. Zunächst einmal machen sie Papierdiagramme und Zeitpläne überflüssig und machen es einfacher und schneller, Schichten anzupassen und Änderungen intern zu kommunizieren.
Diese Tools helfen Managern auch dabei, die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter an einem Ort zu erfassen und den Aufwand für das Durchsuchen von Notizen, Texten und vergangenen Gesprächen zu minimieren, um einen Zeitplan zu erstellen, der den Anforderungen des gesamten Teams entspricht. Am wichtigsten ist, dass eine Engagement-Lösung den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Arbeitszeiten gibt – vom Zugang zu offenen Schichten, die sie beanspruchen können, bis hin zur Möglichkeit, Schichten direkt mit Kollegen zu tauschen.
Unvorhersehbare Personalanforderungen mögen immer ein Markenzeichen der Dienstleistungsbranche sein, aber mit der richtigen Technologie müssen unfaire Planungspraktiken nicht sein.