Eines der größten Probleme für Einzelhandelsmanager sind die Komplikationen, die mit der Planung verbunden sind. Das Jonglieren mit den Bedürfnissen und Wünschen der Arbeiter ist ein klassisches Rätsel, das oft so extreme Herausforderungen mit sich bringt, dass im ganzen Land neue Gesetze auftauchen, um eine einheitlichere Planung für Stundenarbeiter durchzusetzen. Ganz zu schweigen von den Einbußen, die Ihr Umsatz erleidet, wenn Manager ihre Zeit damit verbringen, Schichten zu planen und Arbeitszeittabellen zu korrigieren.
Mit ein wenig digitaler Hilfe in der Disposition können diese Schwierigkeiten für Einzelhändler jeder Größe der Vergangenheit angehören. Schauen wir uns zwei verschiedene Szenarien an: (1) Die Irrungen und Wirrungen eines Mitarbeiters einer Einzelhandelskette, der umständliche, altmodische Planungsmethoden anwendet, und (2) derselbe Mitarbeiter, der die Planung mit Hilfe eines digitalen Arbeitsplatzes abwickelt.
Eines Tages gegen Ende ihrer Schicht wendet sich unsere Mitarbeiterin Andrea an ihre Vorgesetzte Tina, um sie um eine Änderung ihres Zeitplans für später in der Woche zu bitten. Tina holt ein Zeitplanheft aus Papier hervor und blättert zur richtigen Seite, auf der Namen und Zeiten mit Bleistift über jeden Zentimeter Weißraum gekritzelt sind. Einige der Bleistiftmarkierungen wurden mehrfach gelöscht und neu geschrieben, so dass es fast unmöglich ist, einige der Kästchen zu lesen.
Andrea möchte die 8:00-Schicht am Donnerstag aufgeben und stattdessen die 16:00-Uhr-Schicht übernehmen. Drei weitere Mitarbeiter sind für die 4:00-Schicht eingeplant; Tina bittet Andrea, sie anzurufen, um zu sehen, ob jemand bereit ist zu handeln. Nach ihrer Schicht lungert Andrea vor dem Laden herum, telefoniert und bringt Tim schließlich dazu, am Donnerstag mit ihr zu handeln. Sie erzählt es Tina, die eine weitere Korrektur in ihrem Terminkalender vornimmt.
Später in der Nacht stellt Andrea fest, dass sie auch am Freitag ihre 8:00-Uhr-Schicht nicht einhalten kann. Sie schreibt Tim, um zu fragen, ob er an diesem Tag auch mit ihr tauscht. Er antwortet, dass er am Freitag nicht geplant ist. Andrea schreibt Tina, um zu fragen, wer an diesem Tag arbeitet, und hört nach ein paar Stunden mit einer Liste von Namen zurück. Andrea ruft jeden von ihnen an, um einen Handel zu suchen, aber niemand kann es tun. Sie schreibt Tina zurück und fragt, ob es möglich ist, die Schicht ganz fallen zu lassen.
Tina will sich nicht die Mühe machen, jemanden zu finden, der den Platz einnimmt, also sagt sie Andrea „Nein“. Andrea ist verärgert. Sie schwört, so schnell wie möglich einen anderen Job zu finden, der weniger Ärger verursacht und flexibler ist.
Aber dann….
Im nächsten Monat macht Tina ihren Mitarbeitern eine große Ankündigung: Das Unternehmen implementiert die WorkJam Digital Workplace-Plattform, die mit einer Vielzahl von Tools ausgestattet ist, die Unternehmen und Mitarbeitern helfen, besser zusammenzuarbeiten. Eine davon ist eine digitale Zeitkarte. Ein anderer ist ein Mechanismus zum Einreichen von Urlaubsanträgen.
Aber diejenigen, die Andreas Interesse wecken, sind die Terminplanungstools. Andrea lädt die App auf ihr Handy herunter und ist sofort beeindruckt, dass auf dem Startbildschirm alle ihre Informationen angezeigt werden, einschließlich wann und wo ihre nächste Schicht geplant ist.
Später am Abend erinnert sie sich, dass sie ihre Schicht für den übernächsten Tag gegen eine spätere Schicht in der Woche eintauschen möchte. Sie öffnet ihre App, klickt auf die Schicht, die sie ändern möchte, und sieht eine Vielzahl von Optionen. Sie kann sich über die App an einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern wenden, um einen Handel anzufordern. Sie kann ihr Interesse an einem Tausch an alle Arbeiter weitergeben, um zu sehen, ob jemand handeln möchte. Oder sie kann ausstrahlen, dass sie ihre Schicht einfach aufgeben will und sehen, ob jemand sie übernehmen möchte.
Andrea beschließt, ihre Schicht einfach freizugeben, da sie der Meinung ist, dass sie eine kleine Auszeit anstelle eines Handels bevorzugen würde. Sie klickt auf die Schaltfläche, um es freizugeben, und sieht, dass es innerhalb von 15 Minuten von einem anderen Mitarbeiter, Ben, reserviert wurde. Es sind keine SMS oder Anrufe erforderlich, und Tina hat damit überhaupt nichts zu tun.
Für Andrea ist das schon beeindruckend genug, aber was sie nicht weiß, ist, dass die App aufgrund von Überstundenregeln, die der Einzelhändler auf der Grundlage staatlicher gesetzlicher Vorgaben festgelegt hat, automatisch prüft, ob Ben die Schicht übernehmen darf. Ben wurde freigegeben und konnte sich für das Zeitfenster anmelden. In der Zwischenzeit konnte Andrea ihren Terminkalender mit einem Klick auf eine Schaltfläche freigeben.
Später in der Woche beschließt Andrea, dass sie eigentlich mehr Geld als Urlaub braucht, und überprüft die App, um zu sehen, ob Schichten offen sind. Sie hatte es vorher nicht bemerkt, aber die App ermöglicht es ihr, sich für Schichten an verschiedenen Standorten in der Einzelhandelskette anzumelden, was vorher noch nie eine Option war. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche übernimmt sie eine Schicht in einem etwa 15 Minuten entfernten Geschäft und kann einen Tag lang neue Leute kennenlernen und an einem neuen Ort arbeiten.
Andrea beschließt, sich doch nicht nach einem neuen Job umzusehen. Mit WorkJam hat sie das Gefühl, die Kontrolle zu haben und sich weniger mit lästiger Logistik herumzuschlagen. Sie fühlt sich respektiert. Sie fühlt sich organisiert. WorkJam hat alles verändert.
Um mehr über die Planungsmodule von WorkJam zu erfahren, lesen Sie unser Datenblatt, Schichtmanagement und Open Shift Marketplace.