Ein Mitarbeiter an vorderster Front musste das Papier des Belegdruckers am POS-Terminal seiner Filiale wechseln – eine grundlegende Aufgabe. Aber als sie den veralteten digitalen Arbeitsplatz ihres Unternehmens durchsuchten, wurde nichts gefunden.
Frustriert schickte der Mitarbeiter eine E-Mail an das Support-Center des Ladens.
Zwei Stunden und zwei Teammitglieder später war die Antwort endlich gefunden – begraben auf Seite 37 einer 60-seitigen PDF-Datei in einem alten Intranet. In der Zwischenzeit wuchsen die Kundenschlangen, Transaktionen gerieten ins Stocken und die Frustration nahm zu. Und das alles, weil eine einfache SOP versteckt, statisch und nicht durchsuchbar war.
In WorkJam hätte derselbe Mitarbeiter „Druckerpapier wechseln“ eingegeben und sofort Folgendes angezeigt:
Das ist die Stärke der universellen Suche mit vollständiger Dokumentenindizierung, etwas, das vielen digitalen Arbeitsplatzplattformen und SOP-Repositories noch fehlt.
WorkJam geht über die statische SOP-Speicherung hinaus. Es verbindet jeden Teil des Prozesses über:
Deep Linking verbindet alles, sodass eine Schulung eine Aufgabe öffnen kann, ein Chat mit einer SOP verknüpft werden kann und ein Aufgabenschritt direkt mit einem bestimmten Dokumentabschnitt verknüpft werden kann.
Um über statische PDFs hinauszugehen, finden Sie hier die Best Practices für die moderne SOP-Bereitstellung:
Verwandeln Sie mehrseitige Dokumente in interaktive Module, die schneller zu nutzen und einfacher zu validieren sind.
Eine 30-sekündige Videoanleitung kann 10 Minuten Verwirrung beseitigen. Videos verbessern die Klarheit, erhöhen die Kundenbindung und reduzieren Helpdesk-Tickets.
Verwenden Sie durchsuchbare Mobile-First-Seiten, anstatt große, statische Dateien hochzuladen. Seiten können in Echtzeit aktualisiert werden, ohne dass neue Versionen neu ausgegeben werden müssen.
Zeigen Sie SOPs kontextbezogen mithilfe der Automatisierung an: nach Rolle, nach Standort oder wenn bestimmte Aufgaben oder Bedingungen erfüllt sind.
Verfolgen Sie, welche SOPs verwendet, gesucht oder ignoriert werden. Füllen Sie inhaltliche Lücken, aktualisieren Sie veraltete Prozesse und verstärken Sie sie bei Bedarf durch Schulungen.
SOPs sollten nicht archiviert werden. Sie sollten aktiviert sein.
Das bedeutet:
WorkJam verwandelt SOPs von passiven Dokumenten in orchestrierte Live-Workflows – zugänglich, umsetzbar und nachvollziehbar.
Denn wenn Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wo es zu finden ist, verbessern Sie nicht nur die Abläufe.
Sie befähigen die Ausführung.