Un empleado de primera línea necesitaba cambiar el papel de la impresora de recibos en el terminal POS de su tienda, una tarea básica. Pero cuando buscaron en el lugar de trabajo digital obsoleto de su empresa, no apareció nada.
Frustrado, el empleado envió un correo electrónico al centro de soporte de la tienda.
Dos horas y dos miembros del equipo más tarde, finalmente se encontró la respuesta, enterrada en la página 37 de un PDF de 60 páginas en una intranet heredada. Mientras tanto, las líneas de clientes crecieron, las transacciones se estancaron y la frustración aumentó. Todo porque un SOP simple estaba oculto, estático e inexplorable.
En WorkJam, ese mismo empleado habría escrito «cambiar papel de impresora» e instantáneamente habría aparecido:
Ese es el poder de la búsqueda universal con indexación completa de documentos, algo de lo que aún carecen muchas plataformas digitales de lugares de trabajo y repositorios SOP.
WorkJam va más allá del almacenamiento estático de SOP. Conecta cada pieza del proceso a través de:
Los enlaces profundos lo conectan todo, por lo que una capacitación puede abrir una tarea, un chat puede vincularse a un SOP y un paso de la tarea puede vincularse directamente a una sección específica del documento.
Para ir más allá de los archivos PDF estáticos, estas son las mejores prácticas para la entrega moderna de SOP:
Convierta documentos de varias páginas en módulos interactivos que sean más rápidos de consumir y más fáciles de validar.
Un tutorial en video de 30 segundos puede eliminar 10 minutos de confusión. Los videos mejoran la claridad, aumentan la retención y reducen los tickets de la mesa de ayuda.
Utilice páginas de búsqueda para dispositivos móviles en lugar de cargar archivos grandes y estáticos. Las páginas se pueden actualizar en tiempo real sin volver a publicar nuevas versiones.
Muestre los SOP contextualmente mediante la automatización: por función, por ubicación o cuando se cumplan tareas o condiciones específicas.
Realice un seguimiento de los SOP que se utilizan, buscan o ignoran. Llene los vacíos de contenido, actualice los procesos obsoletos y refuerce donde sea necesario con capacitación.
Los SOP no deben archivarse. Deberían activarse.
Eso significa:
WorkJam transforma los SOP de documentos pasivos en flujos de trabajo organizados en vivo, accesibles, procesables y responsables.
Porque cuando su equipo sabe exactamente qué hacer, cuándo hacerlo y dónde encontrarlo, no solo mejora las operaciones.
Potencias la ejecución.