3 Gründe, warum Sie auf ein verfügbarkeitsbasiertes Planungsmodell umsteigen sollten

Für Filial- und Schichtleiter in der Dienstleistungsbranche ist das Erstellen von Wochen- oder Monatsplänen ein Tetris-Spiel. Auf der Suche nach dem perfekten Zeitplan ordnen Manager eine Vielzahl von Faktoren an, von der prognostizierten Ladenfrequenz bis hin zum Qualifikationsniveau der Mitarbeiter. Inmitten dieser beweglichen Teile wird ein Faktor, der oft außer Acht gelassen wird, die schwankende Verfügbarkeit und die Schichtpräferenzen der Mitarbeiter auf Stundenbasis.

Diese Komplexität, die durch die manuellen Prozesse, die viele Filialen zur Erstellung von Zeitplänen verwenden, noch verschärft wird, ist zu einer sozialen, politischen und betrieblichen Herausforderung für die Branche geworden.

Laut einer aktuellen WorkJam-Studie unter Dienstleistungsunternehmen und Stundenmitarbeitern sind 68 Prozent der Manager der Meinung, dass der schwierigste Teil der Planung darin besteht, Schichten zuzuweisen, die den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter entsprechen. In ähnlicher Weise geben 60 Prozent der Arbeitnehmer an, dass der schwierigste Teil der Jobsuche darin besteht, Positionen zu finden, die ihren Verfügbarkeits- und Standortpräferenzen entsprechen.

Anstatt diese Probleme zu verlängern, würden Unternehmen (und ihre Mitarbeiter) von einem neuen, ganzheitlichen Ansatz für das Personalparadigma profitieren. Mit der richtigen Technologie und einigen Prozessänderungen können Filialen, die die Verfügbarkeit in den Vordergrund des Planungszyklus stellen, eine Reihe von Geschäftsvorteilen realisieren, darunter:

• Höhere Bindungsraten: Mitarbeiter, die ständig Zeitpläne erhalten, die nicht mit ihren persönlichen Verpflichtungen und anderen Jobs übereinstimmen, verlassen das Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit und belasten die Arbeitgeber mit der Zeit- und Kostenbelastung für die Einstellung und Umschulung von Vertretungen. Unternehmen, die der Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter frühzeitig (d. h. während des Einstellungsprozesses) Priorität einräumen, können eine erfahrenere Belegschaft halten, die ihre betrieblichen Anforderungen und Standards ergänzt, was zu einem besseren Kundenservice führt. Wenn beide Seiten vom ersten Tag an an einem Strang ziehen, sinkt die Wahrscheinlichkeit einer Mitarbeiterfluktuation aufgrund falsch ausgerichteter Schichten dramatisch.
• Weniger Nichterscheinen und Unterbesetzung: Wenn Arbeitgeber nicht sensibel auf die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter achten, kommt es zu Schichtkonflikten, die zu Fehlzeiten führen. Die Studie von WorkJam ergab, dass fast die Hälfte der Manager (46 %) angibt, dass ihre Standorte häufig oder manchmal unterbesetzt sind. Wie jeder Manager weiß, führt ein unterbesetztes Geschäft zu unversorgten Kunden, erhöhten Überstundenkosten und einer geringeren Arbeitsmoral der Mitarbeiter.Schichtkonflikte und Änderungen in letzter Minute sind ein unvermeidlicher Teil des Managements eines Teams, aber sie sind auch vermeidbar. Durch die Ausstattung von Vorgesetzten und Mitarbeitern mit Tools, die die Kommunikation der Verfügbarkeit erleichtern, können Arbeitgeber den Planungsprozess vereinfachen und die Gesamtanwesenheit verbessern.

• Glücklichere und produktivere Führungskräfte: Das Festhalten an einem verfügbarkeitsbasierten Planungsmodell bietet dem Management ebenso viel Entlastung wie den Stundenarbeitern. Fast ein Viertel der Filialleiter und Teamleiter von Dienstleistungsunternehmen nennt Planungsaufgaben (z. B. das Erstellen von Zeitplänen und das Erleichtern von Schichtwechseln oder Tauschgeschäften) als den unbefriedigendsten Teil ihrer Arbeit. Wenn Manager Schichten auf der Grundlage von Mitarbeitereingaben zuweisen, verbringen sie weniger Zeit (und haben weniger Kopfschmerzen) mit der Erstellung und Optimierung von Zeitplänen. Mit integrierter Software oder Tools für das Mitarbeiterbeziehungsmanagement können Mitarbeiter mehr Kontrolle über die Planung ausüben, indem sie Schichtwechsel ohne Eingreifen des Vorgesetzten einleiten. Die gleichmäßige Verteilung dieser Verantwortlichkeiten befähigt sowohl die Stundenarbeiter als auch die Manager, sich auf kundenorientiertere Aufgaben zu konzentrieren.

Manager von Dienstleistungsunternehmen sollten sich nicht davor fürchten müssen, Zeitpläne zu erstellen, und Mitarbeiter sollten nicht auf Schichtaufträge warten müssen, die sie nicht erfüllen können. Die Einführung eines verfügbarkeitsbasierten Planungsmodells lässt beide Seiten aufatmen.