3 Gründe, die für ein verfügbarkeitsbasiertes Planungsmodell sprechen
Seien wir ehrlich: Für Filialleiter und Schichtführer ist die Erstellung des perfekten Wochenplans ein kaputtes Telefonspiel, das eigentlich niemand spielen möchte. Sie jonglieren ständig mit den prognostizierten Besucherzahlen, den Fähigkeiten der Mitarbeiter und den Budgetvorgaben, während sich die Anfragen schneller füllen, als Sie Schichten zuweisen können. Aber jetzt kommt der Knackpunkt: Das wichtigste Element wird oft außer Acht gelassen: die tatsächliche Verfügbarkeit Ihrer stundenweise beschäftigten Mitarbeiter.
In diesem Artikel
- Wie kann eine flexible Terminplanung die Bindung an die Mitarbeiter verbessern?
- Bringen Sie die Verfügbarkeit von Terminen in den Vordergrund
- Können bessere Planungstools Abwesenheitszeiten und Nichterscheinen reduzieren?
- Wie hilft die automatische Terminplanung den Filialleitern?
- Sind Sie bereit für eine Revolution an Ihrer Frontlinie?
Wie kann eine flexible Terminplanung die Bindung an die Mitarbeiter verbessern?
Das ist nicht nur ein operatives Problem, sondern auch ein Killer für die Kundenbindung.
Laut internen Daten von WorkJam sind 68 % der Manager der Meinung, dass der schwierigste Teil der Personalplanung darin besteht, die Schichten an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Auf der anderen Seite sagen 60% der Arbeitnehmer, dass die Suche nach einem Job, der zu ihrem Lebensstil passt, der schwierigste Teil der Jobsuche ist.
Anstatt nur Zeitpläne zu verwalten, würden Unternehmen (und ihre Mitarbeiter) von einem neuen, ganzheitlichen Ansatz bei der Personalbesetzung profitieren.
Die kurze Antwort: Wenn Sie die geschäftlichen Anforderungen mit dem Privatleben Ihrer Mitarbeiter in Einklang bringen, bleiben diese länger.
Die Details: Mitarbeiter, die ständig Dienstpläne erhalten, die mit ihren persönlichen Verpflichtungen (oder Zweitjobs) kollidieren, sind die ersten, die das Haus verlassen. Ganz zu schweigen von dem Stress und den Spannungen, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter seinen Vorgesetzten direkt um einen Schichtwechsel bitten muss. Einmal ist in Ordnung, aber wenn es zu einem wiederkehrenden Gespräch wird, freut sich keine der beiden Parteien darauf.
Aber diese Interaktionen müssen nicht unangenehm sein. Mit einem einheitlichen digitalen Betriebssystem, das Ihre Mitarbeiter und Manager an der Frontlinie Ihres Unternehmens unterstützt, müssen sie nicht einmal stattfinden.
Flexible Schichtplanung bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mit ein paar Fingertipps auf ihrem Gerät Schichten tauschen können, ohne dass ein viel beschäftigter Manager dafür Zeit aufwenden muss.
Bringen Sie die Verfügbarkeit von Terminen in den Vordergrund
Indem Sie es Ihren Mitarbeitern leicht machen, auf einem Marktplatz für offene Schichten Schichten zu tauschen, schaffen Sie eine Kultur des Respekts. Wenn Sie Tools verwenden, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre tatsächliche Verfügbarkeit einzugeben und Schichten ohne Reibungsverluste zu tauschen, binden Sie erfahrene Mitarbeiter, die Ihre Standards kennen.
- Der Gewinn: Mitarbeiter und Manager sind vom ersten Tag an auf einer Wellenlänge, die Fluktuation sinkt und der Kundenservice wird besser bewertet.
"Flexibilität bei der Bezahlung und Flexibilität bei den Arbeitszeiten waren zwei Dinge, die wir von unseren stundenweise beschäftigten Mitarbeitern laut und deutlich gehört haben."
Können bessere Planungstools Abwesenheitszeiten und Nichterscheinen reduzieren?
Die kurze Antwort: Ja. Schichtkonflikte sind die Ursache Nr. 1 für ungewollte Fehlzeiten; ihre Vermeidung verhindert leere Schichten.
Die Details: Wenn Arbeitgeber nicht auf die Verfügbarkeit achten, kommt es zu Konflikten, und die Mitarbeiter erscheinen einfach nicht. Eine WorkJam-Studie zeigt, dass fast die Hälfte aller Manager (46 %) über häufige Probleme mit Unterbesetzung berichten. Ein unterbesetztes Geschäft bedeutet frustrierte Kunden, gestresste Teams und aufgeblähte Überstundenbudgets.
Schichtkonflikte sind unvermeidlich, aber sie sind auch vermeidbar. Indem Sie Ihre Mitarbeiter mit einem „Sense-and-Response“ -Kreislauf ausstatten – in dem sie über eine mobile App sofort Änderungen der Verfügbarkeit mitteilen oder offene Schichten übernehmen können – vereinfachen Sie den Prozess.
- Der Vorteil: Sie müssen nicht mehr in letzter Minute Lücken füllen, und Ihr Team hat keinen Stress mehr wegen verpasster Arbeit.
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Mitarbeiter-Kommunikation
Aufgabenverwaltung
Schulung der Mitarbeiter
Wie hilft die automatische Terminplanung den Filialleitern?
Die kurze Antwort: Sie gewinnen Zeit zurück und können sich auf die Kunden konzentrieren, nicht auf Tabellenkalkulationen.
Die Details: Die Anwendung eines Modells, das sich an der Verfügbarkeit orientiert, entlastet das Management ebenso wie die Angestellten. Fast 25 % der Filialleiter geben an, dass die Planungsmechanik (Tausch, Austausch, Änderungen) der anstrengendste Teil ihrer Arbeit ist.
Wenn Sie einen digitalen Frontline-Arbeitsplatz verwenden, um diese Tauschvorgänge (auf der Grundlage von Regeln, die Sie festlegen) zu automatisieren, müssen Manager nicht mehr die „Zeitplanpolizei“ sein. Die Mitarbeiter üben die Kontrolle aus, indem sie ihre eigenen Tauschaktionen initiieren, und die Software stellt sicher, dass sie qualifiziert sind und keine Überstunden machen.
- Der Gewinn: Die Manager verbringen weniger Zeit im Backoffice, um sich um Kopfschmerzen zu kümmern, und mehr Zeit auf der Etage, um den Umsatz zu steigern.
Sind Sie bereit für eine Revolution an Ihrer Frontlinie?
Manager von Dienstleistungsunternehmen sollten sich nicht vor der Erstellung von Zeitplänen fürchten müssen, und Mitarbeiter sollten nicht sehnsüchtig auf Schichtzuweisungen warten, die sie nicht erfüllen können.
Mit der richtigen Technologie und ein paar Prozessänderungen können Geschäfte, die die Verfügbarkeit in den Vordergrund des Planungszyklus stellen, eine Reihe von geschäftlichen Vorteilen erzielen:
- Höhere Bindungsquoten: Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten sich nicht mit ihren persönlichen Verpflichtungen und anderen Jobs vereinbaren lassen, verlassen das Unternehmen eher und belasten den Arbeitgeber mit dem Zeit- und Kostenaufwand für die Einstellung und Umschulung von Ersatzkräften. Unternehmen, die der Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter frühzeitig Priorität einräumen (d.h. während des Einstellungsprozesses), können erfahrenere Mitarbeiter an sich binden, die zu ihren betrieblichen Anforderungen und Standards passen, was zu einem besseren Kundenservice führt. Wenn sich beide Seiten vom ersten Tag an einig sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter aufgrund von nicht abgestimmten Schichten ausfallen, drastisch.
- Weniger Nichterscheinen und Unterbesetzung: Wenn Arbeitgeber nicht auf die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter achten, kommt es zu Schichtkonflikten, die zu Fehlzeiten führen. Die Studie von WorkJam ergab, dass fast die Hälfte der Manager (46%) angibt, dass ihre Filialen häufig oder manchmal unterbesetzt sind. Wie jeder Manager weiß, führt eine unterbesetzte Filiale dazu, dass die Kunden nicht bedient werden, die Überstundenkosten steigen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter sinkt. Schichtkonflikte und Änderungen in letzter Minute sind unvermeidlich, wenn man ein Team leitet, aber sie sind auch vermeidbar. Indem Sie Vorgesetzte und Mitarbeiter mit Tools ausstatten, die es einfacher machen, die Verfügbarkeit zu kommunizieren, können Arbeitgeber den Planungsprozess vereinfachen und die Anwesenheit insgesamt verbessern.
- Zufriedenere und produktivere Manager: Die Anwendung eines Modells der Verfügbarkeitsplanung entlastet das Management ebenso sehr wie die Mitarbeiter. Fast ein Viertel der Filialleiter und Teamleiter von Dienstleistungsunternehmen geben an, dass die Planungsaufgaben (z. B. die Erstellung von Plänen und die Erleichterung von Schichtwechseln oder Tauschgeschäften) der unzufriedenste Teil ihrer Arbeit sind. Wenn Manager die Schichten auf der Grundlage von Mitarbeitereingaben zuweisen, verbringen sie weniger Zeit mit der Erstellung und Anpassung von Plänen (und bereiten weniger Kopfschmerzen).
Wenn Sie diese Aufgaben gleichmäßig verteilen, können sich die Mitarbeiter besser auf ihre Arbeit konzentrieren und die Manager können sich auf die kundenorientierten Aufgaben konzentrieren. Die Einführung eines auf Verfügbarkeit basierenden Zeitplanungsmodells lässt beide Seiten aufatmen. Es ist an der Zeit, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Mit WorkJam verwandeln Sie die Planung Ihres Personals von einem Spiel mit kaputten Telefonen in einen Wettbewerbsvorteil.
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