Schichtmanagement: Flexibilität für Ihre Frontline
Alles über Digital Shift Swapping
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Fehlzeiten kosten Unternehmen jedes Jahr Millionen von Dollar. Die vollständige Besetzung von Standorten, die einen optimalen Kundenservice bieten, minimiert Umsatz- und Produktivitätsverluste. Klingt ganz einfach, oder?
Ein Ansatz, um diese Personalfalle zu umgehen, ist die Einführung von Workforce Management(WFM) zur Personalplanung und Prognose der Arbeitszeiten. Es gibt leistungsstarke Software-Tools für die Personalplanung, die Ihnen dabei helfen, aber auch sie haben ihre Schwächen. Sie erstellen nur die erste Version Ihres Plans. Die betriebliche Realität diktiert Änderungen des Zeitplans, und Sie brauchen ein flexibles Schichtmanagement, um Ihren WFM-Output zu unterstützen.
Wie tauschen die Mitarbeiter an vorderster Front die Schichten?
Schichttausch passiert, weil das Leben passiert. Jemand meldet sich krank, es gibt eine Änderung in letzter Minute oder eine Störung - wir alle kennen das. Ihre Frontline-Angestellten tauschen ihre Schichten untereinander.
Aber ohne eine spezielle Plattform für Frontline-Operationen haben die Mitarbeiter nur begrenzte, nicht konforme Möglichkeiten, ihre Zeitpläne zu lösen. Schicken sie eine kurze SMS oder versuchen sie, ihre Schichten in einer WhatsApp-Gruppe oder Facebook-Nachricht auszutauschen? Sobald sie das tun, öffnet sich eine Tür für jemanden, der sensible Unternehmensinformationen über einen ungesicherten Kanal preisgibt.
Diese Methoden schaffen schwerwiegende blinde Flecken für den Betrieb: Es gibt keinen Prüfpfad, keine Überprüfung der Arbeitsgesetze und keine schriftliche Aufzeichnung der Transaktion. Alternativ stützen sich die Mitarbeiter auf Manager, um manuelle administrative Korrekturen vorzunehmen, oder schlimmer noch, sie rufen einfach an.
Doch selbst mit rudimentären mobilen Tools zur Verwaltung von Schichten sind sie oft auf einen direkten 1-zu-1-Handel beschränkt. Um die betriebliche Flexibilität aufrechtzuerhalten, benötigt jeder Mitarbeiter, der an der Frontlinie arbeitet, sichere, regelkonforme Methoden, um seine Zeit zu verwalten und mehr Kontrolle über seine Work-Life-Balance zu erlangen.
Durch die Bereitstellung geeigneter Selbstbedienungstools minimieren Unternehmen die Umsatz- und Produktivitätsverluste, die durch unterbesetzte Standorte entstehen.
Versäumte Schichten führen zu gekürzten Gehaltsabrechnungen
In einer von WorkJam in Auftrag gegebenenForrester ROI-Studie gaben die Kunden an, dass ein durchschnittlicher Standortleiter zwei Stunden pro Woche einspart. Sie erreichen dies, indem sie ihren Frontline-Angestellten Werkzeuge für das Schichtmanagement und die Zeiterfassung zur Selbstbedienung an die Hand geben.
WorkJam untersuchte auch die wirtschaftlichen Auswirkungen einer einzigen fehlenden Schicht. Die Befragung von 1.000 stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern zeigte die weitreichenden Folgen von Gehaltseinbußen auf:
- Unfähigkeit, Versorgungsleistungen pünktlich zu bezahlen (49% der Befragten)
- Fehlende Miete (27 % der Befragten)
- Eine Woche lang auf Lebensmittel verzichten (25 % der Befragten)
WorkJam bietet 5 Möglichkeiten, Schichten zu tauschen
Die WorkJam-Architektur für den Schichttausch spiegelt die Realität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter wider. WorkJam ist in das Modul Staffing & Labor Orchestration integriert und bietet Selbstbedienungsflexibilität bei gleichzeitiger strikter Durchsetzung Ihrer WFM-Arbeitsregeln, was das Engagement der Mitarbeiter insgesamt erhöht.
Jede Option für die Verwaltung von Mitarbeiterschichten in WorkJam gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften durch das sogenannte Shift-Fencing, das nur Transaktionen zulässt, die Ihren Unternehmensregeln entsprechen, und nur Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und Zertifizierungen offene Schichten anzeigt.
Direkte Schaltfreigabe
Mit dieser Funktion kann eine geplante Schicht direkt an einen anderen qualifizierten Mitarbeiter übertragen werden, ohne dass ein Tausch erforderlich ist. Sie ersetzt die manuelle, unsanktionierte Textnachricht durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses in einem vollständig überprüfbaren Arbeitsablauf.
Direkter Schichtwechsel
Dies ist der traditionelle 1-zu-1-Schichttausch, den Sie innerhalb Ihres WFM-Anbieters durchführen. WorkJam bietet eine geschlossene, konforme Version des Tauschs einer bestimmten Schicht gegen eine andere, wobei der Zeitplan sofort und ohne Eingreifen des Managers aktualisiert wird.
Freigabe des offenen Schichtpools
Diese Funktion ermöglicht es einem Mitarbeiter, die Verfügbarkeit seiner Schicht an das gesamte Unternehmen zu übermitteln. Der Open Shift Pool ist eine virtuelle Auswahlliste im Open Shift Marketplace.
Nur qualifizierte und zertifizierte Mitarbeiter können diese spezifischen Stunden sehen und auswählen. Wenn Sie „Schichtfreigabe“ im weiteren Sinne meinen, ist dies ein effizienter Weg, um die Abdeckung sicherzustellen. Sie ist nicht auf eine bestimmte Person ausgerichtet.
Shift Pool Swap öffnen
Ähnlich wie bei der Freigabe sendet diese Funktion eine Schicht an den Open Shift Marketplace. Auch sie erfordert eine Gegenleistung. Es repliziert die Notwendigkeit für einen Mitarbeiter, ein bestimmtes Zeitfenster zu streichen, während er seine gesamten Wochenstunden beibehält.
WorkJam repliziert „Kann jemand meine Schicht übernehmen? Aber ich brauche die Stunden, also würde ich gerne die Schicht tauschen.
Verschiebung des Angebots
Dabei handelt es sich um eine direkte 1:1-Anfrage, die bestimmte Teammitglieder auffordert, eine Schicht zu übernehmen. Sie ist präzise, zielgerichtet und wird innerhalb der WorkJam-Plattform vollständig verfolgt.
Wenn Sie verstehen, was OpenShift bedeutet, und einen zentralen Marktplatz nutzen, stellen Sie die Abdeckung von Schichten sicher. Sie setzen die Einhaltung von Arbeitsgesetzen durch und helfen Ihrer Belegschaft, zu ihren Bedingungen eine Vollbeschäftigung zu erreichen.
JCPenney nutzt einen offenen Schichtmarktplatz in WorkJam, um seinen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich Schichten je nach Qualifikation und Verfügbarkeit selbst auszusuchen. Das Ergebnis sind 60.000 Mitarbeiter, die dadurch Flexibilität, eine stärkere Bindung und finanzielles Wohlergehen erfahren.