Gestión de turnos: flexibilidad para tu personal de primera línea

¿Qué es el intercambio de turnos?

El intercambio de turnos es el proceso por el que un empleado de primera línea transfiere su turno a un compañero que cumpla los requisitos, ya sea cediéndoselo o cambiándolo por otro turno, para que el local siga cubierto y el horario se mantenga según lo previsto. Esto pasa porque a veces surgen imprevistos. Alguien se pone enfermo, surge un imprevisto de última hora y tus empleados de primera línea necesitan una forma de resolver su horario sin que el local se quede sin personal.

La cuestión no es si los empleados van a intercambiar turnos. Ya lo hacen. La cuestión es si esos intercambios se hacen a través de un sistema regulado que garantiza el cumplimiento de tus normas laborales, o a través de un chat grupal que nadie puede supervisar.

Por qué la flexibilidad en los turnos es importante para las operaciones de primera línea

El absentismo le cuesta a las empresas millones de dólares cada año. Mantener las plantillas al completo para garantizar el servicio al cliente minimiza la pérdida de ventas y de productividad. El software de planificación y programación de la fuerza laboral de Gestión de la fuerza laboral (WFM) te ofrece un buen punto de partida, pero solo crea la primera versión de tu horario. La realidad operativa exige cambios a partir de ahí, y necesitas una gestión flexible de los turnos para respaldar los resultados de tu WFM una vez que la semana ya está en marcha.

El coste de un solo turno perdido no es algo abstracto. En un estudio sobre el retorno de la inversión (ROI) de Forrester encargado por WorkJam, los clientes indicaron que un responsable de centro ahorra de media dos horas a la semana al proporcionar a los empleados de primera línea herramientas de autogestión de turnos y de control de horarios. WorkJam también encuestó a 1.000 empleados por horas para entender qué supone para ellos perderse un turno. La reducción del sueldo provocó:

• Incapacidad para pagar a tiempo los servicios públicos (49% de los encuestados).
• Falta de alquiler (27% de los encuestados)
• Renunciar a los comestibles durante una semana (25% de los encuestados)

Cuando los empleados tienen una forma de intercambiar turnos que cumple con las normas y es de autoservicio, se mantiene la cobertura y los sueldos no se ven afectados. Todos salen ganando.

Cómo se intercambian los turnos hoy en día los empleados de primera línea y por qué es arriesgado

Sin una plataforma específica para las operaciones de primera línea, los empleados solo tienen opciones limitadas y que no cumplen con la normativa. Envían un mensaje rápido, o intercambian turnos en un grupo de WhatsApp o por Facebook. En cuanto lo hacen, se abre una puerta para que la información confidencial de la empresa circule por un canal no seguro.

Estos métodos crean puntos ciegos en las operaciones: no hay registro de auditoría, no se comprueba el cumplimiento de la legislación laboral y no hay constancia por escrito de quién acordó qué. La alternativa tampoco es mucho mejor. Los empleados recurren a los jefes para que les hagan ajustes administrativos manuales, o simplemente se ausentan sin avisar. Incluso las herramientas móviles de planificación más básicas suelen limitar a los empleados a un único intercambio «uno por uno», lo que no refleja cómo se resuelve realmente la cobertura en la planta de trabajo. Para mantener la agilidad, cada empleado de primera línea necesita formas seguras y que cumplan con la normativa para gestionar su tiempo y tener más control sobre su conciliación entre el trabajo y la vida personal.

Las 5 formas de intercambiar turnos en WorkJam

La arquitectura de intercambio de turnos de WorkJam refleja la realidad del trabajo de primera línea. Integrada en el módulo de Gestión de Personal y Coordinación Laboral, ofrece a los empleados flexibilidad de autoservicio al tiempo que garantiza el cumplimiento estricto de tus normas de gestión de la fuerza de trabajo (WFM). Cada opción garantiza el cumplimiento mediante la restricción de turnos: WorkJam solo permite las transacciones que cumplen con tus normas corporativas y solo muestra los turnos disponibles a los empleados con las habilidades y certificaciones adecuadas.

Liberación directa de turnos

La función «Direct Shift Release» te permite transferir un turno programado directamente a otro compañero de equipo que cumpla los requisitos sin necesidad de hacer un intercambio. Sustituye al envío manual y no autorizado de mensajes de texto, convirtiendo el traspaso en un proceso totalmente auditable.

Cambio de turno directo

El «Direct Shift Swap» es el intercambio tradicional de turnos 1 por 1, que se lleva a cabo siguiendo las normas dentro de WorkJam. Es una forma de intercambio en bucle cerrado que permite cambiar un turno concreto por otro, actualizando el horario al instante sin que el responsable tenga que intervenir.

Abrir la liberación del grupo de turnos

La función «Publicar turno disponible» te permite dar a conocer la disponibilidad de tu turno a toda la organización a través del «Mercado de turnos disponibles», una lista virtual de horas disponibles. Solo los empleados cualificados y certificados pueden ver y elegir esas horas concretas. Es una forma eficaz de garantizar la cobertura cuando no necesitas dirigirte a nadie en concreto.

Abrir intercambio de grupo de turnos

La función «Intercambio de turnos disponibles» publica tu turno en el «Mercado de turnos disponibles» y requiere un intercambio a cambio. Permite a un empleado ceder un horario concreto sin perder sus horas semanales totales. En pocas palabras, responde a la pregunta: «¿Alguien puede quedarse con mi turno? Pero sigo necesitando esas horas, así que me gustaría intercambiarlo».

Turno de oferta

«Offer Shift» es una solicitud directa e individualizada que avisa a miembros concretos del equipo de que hay un turno disponible para que lo cojan. Es precisa, específica y se realiza un seguimiento completo de ella dentro de la plataforma WorkJam.

Cómo WorkJam garantiza que el intercambio de turnos cumpla con la normativa

La flexibilidad solo funciona si no supone un riesgo laboral. WorkJam gestiona cada cambio según las normas que ya tienes configuradas en tu sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM), así los empleados tienen el control y tú garantizas el cumplimiento normativo.

El sistema de asignación de turnos garantiza que se cumplan las normas de trabajo de tu empresa en cada transacción y solo muestra los turnos disponibles a los empleados que tengan las habilidades y certificaciones adecuadas. Como la elegibilidad depende de las habilidades y certificaciones, nunca se asigna un turno a alguien que no esté cualificado para cubrirlo. Las normas definidas por los responsables mantienen los intercambios dentro de los límites que importan para tu negocio, como los límites de horas extras y los requisitos de cobertura, lo que te ayuda a cumplir con la legislación sobre planificación predictiva y la semana laboral justa, al tiempo que controlas el coste de las horas extras. Y como todos los intercambios se gestionan a través de la plataforma en lugar de un chat grupal, dispones de un registro completo de quién ha liberado, reclamado o intercambiado cada turno.

WorkJam es la capa de interacción y coordinación que se integra con tu inversión en WFM. No sustituye a tu sistema de planificación, sino que lo amplía hasta la primera línea de atención al cliente con un enfoque que prioriza los dispositivos móviles, el autoservicio y el cumplimiento normativo desde el diseño.

Cómo JCPenney ofrece flexibilidad horaria a 60 000 empleados

JCPenney usa el Open Shift Marketplace de WorkJam para dar a los empleados la autonomía de elegir ellos mismos sus turnos según sus cualificaciones y disponibilidad. El resultado: 60 000 empleados ganaron flexibilidad, se sintieron más vinculados a su trabajo y mejoraron su bienestar económico, todo ello sin que la empresa dejara de cumplir con la cobertura y la normativa laboral. Cuando entiendes lo que permite el Open Shift Marketplace y gestionas los intercambios de turnos a través de un sistema centralizado, garantizas la cobertura, cumples con la normativa laboral y ayudas a tu personal de primera línea a alcanzar el pleno empleo en sus propios términos.

Preguntas frecuentes sobre el intercambio de turnos

¿Qué es el intercambio de turnos?

El intercambio de turnos consiste en que un empleado de primera línea, según su horario, ceda su turno a un compañero que cumpla los requisitos, ya sea regalándoselo o cambiándolo por otro turno, para que el local siga cubierto. En una plataforma regulada, la transferencia se comprueba según tus normas laborales antes de que se autorice.

¿Cómo funciona el intercambio de turnos?

Si un empleado no puede cubrir un turno, lo libera, lo ofrece o lo publica para intercambiarlo. Un compañero que cumpla los requisitos lo acepta y el horario se actualiza automáticamente. En WorkJam, el sistema comprueba las habilidades, las certificaciones y las normas laborales antes de confirmar el intercambio, así que no se aprueba ninguna transacción que no cumpla los requisitos o las normas.

¿Cuál es la diferencia entre un intercambio de turno y una liberación de turno?

Una cesión de turno te permite ceder un turno sin tener que asumir otro a cambio, por lo que tus horas totales se reducen. Un intercambio de turnos consiste en cambiar tu turno por otro, de modo que cambias el turno en el que trabajas pero mantienes tus horas semanales totales. WorkJam te permite hacer ambas cosas, ya sea directamente con un compañero de trabajo que elijas o de forma general a través del «Open Shift Marketplace».

¿Qué significa «Direct Release» en WorkJam?

La función «Direct Shift Release» de WorkJam consiste en ceder un turno programado directamente a un compañero de equipo cualificado y elegido, sin necesidad de intercambio. Convierte el mensaje informal del tipo «¿me puedes cubrir?» en un flujo de trabajo auditable y que cumple con las normas.

¿Qué es un mercado de turnos abierto?

El Open Shift Marketplace es un repositorio virtual de turnos disponibles que los empleados cualificados y certificados pueden consultar y solicitar en función de sus habilidades y disponibilidad. Te permite cubrir los turnos vacantes y las bajas en un mismo centro o en varios centros, sin que un responsable tenga que gestionar cada intercambio.

¿Cambiar un turno afecta a las horas extras o al sueldo?

Sí que puede, y por eso las normas son importantes. WorkJam aplica los límites definidos por los responsables para que los intercambios no superen los límites de horas extras y de la semana laboral, y registra cada transacción para que la nómina y el historial de cumplimiento estén bien llevados. Esa es la diferencia entre la flexibilidad regulada y un chat grupal sin control.