Gestion des équipes : flexibilité pour votre personnel de première ligne
Tout savoir sur le changement de vitesse numérique
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L’absentéisme coûte chaque année des millions de dollars aux entreprises. En dotant tous les sites d’un personnel capable de fournir un service optimal à la clientèle, vous minimisez les pertes de chiffre d’affaires et de productivité. Cela semble simple, n’est-ce pas ?
L’une des façons de remédier à cet écueil consiste à mettre en place un système de gestion des effectifs(WFM) permettant de planifier la main-d’œuvre et de prévoir les horaires de travail. Il existe de puissants logiciels de planification des employés qui peuvent vous aider à cet égard, mais ils présentent eux aussi des lacunes. Ils ne créent que la première version de votre planning. Les réalités opérationnelles imposent des changements d’horaires, et vous avez besoin d’une gestion flexible des équipes pour soutenir votre production WFM.
Comment les employés de première ligne échangent-ils leurs quarts de travail ?
L’échange d’équipes se produit parce que la vie est ainsi faite. Quelqu’un se fait porter malade, il y a un changement de dernière minute ou une perturbation ; nous sommes tous passés par là. Vos Employés de terrain s’échangent les postes entre eux.
Mais sans une plateforme dédiée aux opérations en première ligne, les employés ont des options limitées et non conformes pour résoudre leurs horaires. Envoient-ils un texte rapide ou tentent-ils d’échanger des postes dans un groupe WhatsApp ou un message Facebook ? Dès qu’ils le font, une porte s’ouvre pour que quelqu’un révèle des informations sensibles de l’entreprise sur un canal non sécurisé.
Ces méthodes créent de graves zones d’ombre pour les opérations : il n’y a pas de piste d’audit, pas de vérification du droit du travail et pas de trace écrite de la transaction. D’autre part, les employés s’appuient sur les cadres pour effectuer des corrections administratives manuelles, ou pire, ils les appellent tout simplement.
Pourtant, même avec des outils mobiles rudimentaires pour gérer les quarts de travail, ils sont souvent limités à un échange direct de 1 à 1. Pour maintenir l’agilité opérationnelle, chaque employé qui travaille en première ligne a besoin de méthodes sécurisées et conformes pour gérer son temps et parvenir à un meilleur contrôle de son équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
En fournissant des outils de libre-service appropriés, les entreprises minimisent les pertes de ventes et de productivité associées à des sites en sous-effectif.
Les périodes de travail manquées entraînent une réduction des salaires
Dans uneétude sur le retour sur investissement réalisée parForrester à la demande de WorkJam, les clients ont déclaré qu’un responsable de site gagne en moyenne deux heures par semaine. Ils y parviennent en mettant à la disposition des Employés de terrain des outils de gestion des équipes et de suivi du temps en libre-service.
WorkJam a également étudié l’impact économique de l’absence d’un seul poste de travail. L’enquête menée auprès de 1 000 salariés rémunérés à l’heure a mis en évidence les conséquences considérables d’une baisse de salaire :
- Incapacité à payer les services publics à temps (49% des personnes interrogées)
- Loyer manquant (27 % des répondants)
- Renoncer à l’épicerie pendant une semaine (25 % des répondants)
WorkJam propose 5 façons d’échanger des postes de travail
L’architecture de permutation des équipes de WorkJam reflète la réalité du travail des employés. Intégré au module Staffing & Labor Orchestration, WorkJam offre une flexibilité en libre-service tout en appliquant strictement vos règles de travail WFM, ce qui stimule l’engagement global des employés.
Chaque option de gestion des quarts de travail des employés dans WorkJam assure la conformité par le biais de la clôture des quarts de travail, en n’autorisant que les transactions qui répondent aux règles de votre entreprise et en n’affichant les quarts de travail ouverts qu’aux employés possédant les compétences et les certifications adéquates.
Libération directe du décalage
Cette capacité permet de transférer directement un poste programmé à un autre coéquipier qualifié, sans qu’il soit nécessaire de procéder à un échange. Elle remplace le message texte manuel et non sanctionné en numérisant et en automatisant ce processus dans un flux de travail entièrement contrôlable.
Échange direct de décalage
Il s’agit de l’échange traditionnel d’un quart de travail pour un autre que vous exécutez dans votre fournisseur WFM. WorkJam fournit une version conforme et en boucle fermée de l’échange d’un poste spécifique contre un autre, mettant instantanément à jour le planning sans intervention du manager.
Ouvrir la libération du pool Shift
Cette fonction permet à un employé de diffuser la disponibilité de son équipe à l’ensemble de l’organisation. L’Open Shift Pool est une liste de sélection virtuelle dans l’Open Shift Marketplace.
Seuls les employés qualifiés et certifiés peuvent voir et choisir ces heures spécifiques. Si vous entendez la « libération d’équipe » au sens large, il s’agit d’un moyen efficace d’assurer la couverture. Elle ne vise pas une personne en particulier.
Ouvrir l’échange de pool de décalage
À l’instar de la libération, cette fonction diffuse une équipe sur le marché de l’Open Shift. Elle nécessite également un échange en retour. Il reproduit la nécessité pour un employé d’abandonner un créneau horaire spécifique tout en conservant son nombre total d’heures hebdomadaires.
WorkJam réplique « Quelqu’un peut-il prendre mon poste ? Mais j’ai besoin de ces heures, alors j’aimerais échanger mes postes. »
Changement d’offre
Il s’agit d’une demande d’offre d’affectation directe, 1 pour 1, qui alerte des membres spécifiques de l’équipe pour qu’ils prennent une affectation. Elle est précise, ciblée et fait l’objet d’un suivi complet au sein de la plateforme WorkJam.
En comprenant ce que signifie OpenShift et en utilisant une place de marché centralisée, vous assurez la couverture des équipes. Vous veillez au respect de la législation du travail et aidez votre personnel de première ligne à atteindre le plein emploi dans les conditions qui lui conviennent.
JCPenney utilise un marché ouvert de quarts de travail dans WorkJam pour donner aux associés l’autonomie de choisir eux-mêmes leurs quarts de travail en fonction de leurs certifications et de leur disponibilité. Cette initiative a permis à 60 000 employés de bénéficier d’une plus grande flexibilité, de liens plus étroits et d’une meilleure santé financière.