Le piège de la prévisibilité salariale : comment 58,9 millions de dollars d’amendes se sont accumulés, un changement d’équipe après l’autre

Les deux plus importants accords à l’amiable de l’histoire des États-Unis en matière de protection des travailleurs n’ont pas été conclus parce que Starbucks et Chipotle avaient mal organisé les horaires de travail. Ils ont été conclus parce que personne, dans aucune de ces deux entreprises, n’était en mesure de détecter une infraction au moment même où elle se produisait.

Le Bureau des politiques et normes du travail de la ville de New York a perçu 38,9 millions de dollars auprès de Starbucks et 20 millions de dollars auprès de Chipotle pour des infractions à la « Fair Work Week », terme désignant les lois sur la prévisibilité des horaires qui imposent un préavis et une rémunération en cas de modifications de dernière minute. Ces montants s’inscrivent dans le cadre d’une aide de plus de 80 millions de dollars accordée aux travailleurs par la ville depuis 2017. Ces deux entreprises gèrent des systèmes de planification des horaires sophistiqués et disposent de leurs propres équipes chargées de la conformité et des affaires juridiques. Aucune d’entre elles n’a détecté le problème avant qu’un auditeur ne le fasse.

Il vaut la peine de s’attarder sur cet écart. Il explique pourquoi les contrôles relatifs à la « Fair Work Week » visent systématiquement les opérateurs nationaux disposant de ressources importantes, et non pas uniquement les petites entreprises qui gèrent leurs plannings à l’aide de tableurs et d’un tableau d’affichage imprimé dans leurs locaux administratifs.

Une infraction qui s’accomplit d’elle-même

La plupart des risques liés à la conformité vous laissent le temps de réagir et de corriger la situation :

• Une erreur de calcul de salaire reste dans le système de paie jusqu’à ce que quelqu’un la corrige.
• Une inspection de sécurité non effectuée reste en suspens jusqu’à ce qu’elle soit relevée lors du prochain audit.

La prime de prévisibilité ne fonctionne pas ainsi. Dans la plupart des juridictions appliquant la « Fair Work Week », dès qu’un planning est affiché, toute modification apportée pendant le délai de préavis (généralement de 14 jours) donne lieu à une prime dès l’instant où la modification est effectuée. Si un service est annulé avec un préavis inférieur à 24 heures, le salarié a généralement droit à 50 % de la rémunération de ce service, qu’il en fasse la demande ou non.

Cette infraction n’est pas un dysfonctionnement de la politique qui serait découvert a posteriori. Il s’agit d’un événement distinct, qui se produit dès qu’un responsable enregistre un nouvel horaire, et qui se répète une fois par salarié concerné, par service, sur tous les sites, chaque semaine. Un audit salarial examine rétrospectivement ce qui s’est déjà produit. La rémunération liée à la prévisibilité doit être détectée en amont, au moment même où l’horaire change, sinon elle s’accumule discrètement jusqu’à ce que quelqu’un d’autre procède au décompte.

Onze juridictions à ce jour, et d’autres s’ajoutent chaque année

À l’heure où nous écrivons ces lignes, onze juridictions appliquent activement la législation relative à la « Fair Work Week », contre une seule il y a dix ans. Trois d’entre elles — Berkeley, Evanston et le comté de Los Angeles — ont mis en œuvre cette législation au cours des dix-huit mois précédant la publication de cet article. Neuf États ou plus examinent actuellement des projets de loi à ce sujet au sein de leurs assemblées législatives. Pour un employeur disposant d’un seul site d’activité, cela pose un problème de conformité.

Pour un opérateur gérant des centaines de sites répartis dans plusieurs villes et États, chacun avec son propre délai de préavis, son propre taux de cotisation et ses propres exigences en matière de documentation, cela revient en quelque sorte à gérer une douzaine de systèmes de paie différents au sein d’une même entreprise, sauf que le douzième n’existait pas il y a deux ans et que le treizième fera son apparition l’année prochaine.

Les entreprises qui se font prendre sont rarement celles qui enfreignent ouvertement la loi. Ce sont celles qui gèrent cette dernière de manière manuelle, ou semi-manuelle, alors que leur réseau s’est développé plus rapidement que leurs systèmes de suivi. Un responsable régional qui approuve un échange de service par SMS ne pense pas aux majorations salariales. Nul doute que celui qui a pris une décision similaire chez Starbucks ou Chipotle avant l’application des amendes n’y pensait pas non plus. L’obligation existait néanmoins.

Une objection à cette interprétation : New York applique la loi plus strictement que presque partout ailleurs, il est donc normal que ce soit là-bas que l’on recense le plus grand nombre de cas. C’est vrai, mais cela vaut également dans l’autre sens. Le Bureau des politiques et des normes du travail de New York a engagé des dizaines de poursuites précisément parce qu’il a mis en place l’infrastructure nécessaire pour détecter les infractions qui existaient déjà. Toutes les autres juridictions figurant sur la liste — Chicago, Philadelphie, Seattle, l’État de l’Oregon — se trouvent à un stade plus précoce de cette même courbe d’application de la loi. La responsabilité n’est pas propre à New York. Sa visibilité, en revanche, l’est.

Détectez-le dès le changement d’équipe, et non lors de l’audit

Les deux entreprises disposaient déjà de politiques de planification avant de se voir infliger une amende. Ce n’est pas la politique qui faisait défaut. Ce qui manquait, c’était un système capable de signaler cette obligation dès que le planning est modifié, c’est-à-dire au moment même où la responsabilité naît, et non lors d’un examen juridique deux ans plus tard. Il s’agit d’un problème en temps réel, qui nécessite une réponse en temps réel.

C’est précisément cette lacune que les plateformes de planification spécialement conçues à cet effet, notamment WorkJam, visent à combler : l’application automatisée des règles de conformité, qui détecte toute obligation dès qu’un planning change, la diffusion des plannings en temps réel, ainsi que la génération de pistes d’audit couvrant plusieurs juridictions, conformément aux exigences réglementaires, et non pas constituées à la hâte sous la pression une fois que l’autorité de contrôle demande des justificatifs.

Chaque dollar des 58,9 millions de dollars que l’État de New York a perçus auprès de deux entreprises correspondait, à un moment donné, à un simple changement d’équipe que personne n’avait signalé en temps réel. C’est ce chiffre qu’il convient de retenir. Non pas parce qu’il est élevé, mais parce qu’il s’est constitué, un changement d’équipe non signalé à la fois, et qu’il continue de s’accumuler aujourd’hui dans tous les commerces qui n’ont pas encore comblé cette lacune.