Vos infractions à la loi sur la semaine de travail équitable ne se produisent pas au service des ressources humaines. Elles se produisent dans le groupe de discussion.

Chaque grand détaillant soumis à la loi « Fair Work Week » dispose d’un document de politique qui énonce les principes appropriés. Quelque part dans un manuel ou un module de formation à la conformité, ce document précise le délai de préavis, les règles relatives aux primes et les exigences en matière de repos entre les services. Or, aucun de ces documents n’empêche la violation qui se produit bel et bien à 18 h 40 un mardi soir, lorsqu’un responsable de magasin envoie un SMS à un employé pour lui demander s’il peut fermer le magasin ce soir et l’ouvrir à nouveau demain.

Qu’est-ce que l’« exposition à la Fair Work Week » ? L’« exposition à la Fair Work Week » est une expression courante désignant les lois relatives à la prévisibilité des horaires de travail, qui imposent un préavis et prévoient une rémunération en cas de modifications de dernière minute.

À ce moment-là, le responsable ne pense pas à la loi sur la « Fair Work Week ». Il pense à un appel d’urgence reçu vingt minutes avant la fermeture et à un camion de livraison qu’il faut décharger avant l’ouverture du magasin. Que ce SMS constitue une infraction, un temps de repos court s’inscrivant dans la plage de 10 à 11 heures protégée par la plupart des juridictions, ou un changement d’horaire donnant lieu à une prime de prévisibilité, cela dépend de la juridiction, de la catégorie professionnelle du salarié et de la manière dont la demande est enregistrée ; or, rien de tout cela ne préoccupe le responsable, ni ne devrait le préoccuper. Ce n’est pas le moment d’attendre de quelqu’un qu’il soit un expert en matière de conformité.

Ce manuel n’aurait jamais dû se retrouver dans les rayons

Les lois relatives à la « Fair Work Week » s’appliquent au niveau de l’organisation. Les infractions se produisent au niveau des responsables, à chaque échange d’horaires, à chaque appel de remplacement, à chaque demande d’ouverture ou de fermeture du magasin. Un document de politique figurant dans un guide de l’employé ne couvre pas ces situations concrètes. Il en va de même pour un module de formation annuel que l’on parcourt en cliquant en novembre et que l’on a déjà oublié en février. C’est dans l’écart entre ce que l’organisation sait et ce que le responsable de magasin fait en temps réel que réside réellement la responsabilité.

Il ne s’agit pas ici d’une histoire de responsables négligents. La plupart d’entre eux s’efforcent de résoudre un véritable problème de gestion du personnel avec les outils dont ils disposent, généralement un téléphone et un groupe de discussion. Le magasin doit quand même ouvrir. Le camion doit quand même être déchargé. Un responsable à qui l’on n’a jamais expliqué qu’une modification d’horaire effectuée neuf jours à l’avance entraîne une règle de rémunération différente de celle d’une modification effectuée trois jours à l’avance ne va pas le deviner sous la pression, et le manuel dans le bureau administratif n’était de toute façon jamais ouvert à 6 h 40 un mardi matin.

La tâche devient plus difficile, et non plus facile, pour un responsable qui gère plusieurs points de vente ou chapeaute un secteur. À l’heure où nous écrivons ces lignes, onze juridictions appliquent les règles relatives à la « Fair Work Week », chacune avec son propre délai de préavis, son taux de majoration et ses exigences en matière de repos. Un responsable de district chargé de magasins situés dans deux de ces juridictions ne se contente pas de gérer les effectifs de ces différents points de vente. Sans le savoir, il doit composer avec deux normes juridiques distinctes pour un même type de décision, sans qu’aucune indication ne lui permette, au moment de l’envoi du SMS, de savoir quelle norme s’applique à quel magasin.

Qu’est-ce qui influence réellement la décision d’un dirigeant ?

La formation échoue non pas parce que les responsables n’y prêtent pas attention, mais parce qu’elle est dispensée au mauvais moment, une fois par an, de manière abstraite, sans lien avec le service spécifique qu’un responsable donné doit gérer un soir donné. Les comportements changent lorsque l’option conforme est également la plus simple : un système qui signale une obligation de rémunération liée à la prévisibilité dès qu’un service entre dans la période de préavis, qui met en évidence un conflit avec la période de repos avant la publication des horaires plutôt qu’après la plainte d’un salarié, et qui achemine automatiquement un échange de service en respectant les règles d’éligibilité et de conformité, au lieu de passer par un fil de discussion parallèle par SMS que personne ne contrôle.

C’est précisément pour combler cette lacune que des plateformes spécialement conçues, telles que WorkJam, ont été mises au point : l’application automatisée des règles de conformité est intégrée au flux de travail de planification lui-même, de sorte qu’un responsable chargé de pallier le manque de personnel ce soir n’ait pas besoin de connaître les délais de préavis en vigueur dans onze juridictions différentes pour s’y conformer.

Les entreprises qui anticipent les risques liés à la « Fair Work Week » ne sont pas celles qui disposent du règlement intérieur le mieux rédigé. Ce sont celles dont les systèmes font en sorte que le respect de la réglementation s’impose comme une évidence, de sorte qu’un responsable sous pression un mardi soir respecte la loi sans même avoir à y réfléchir.