Ihre Verstöße gegen das „Fair Work“-Gesetz finden nicht in der Personalabteilung statt. Sie finden im Gruppenchat statt.

Jeder große Einzelhändler, der den Bestimmungen des „Fair Work Week“-Gesetzes unterliegt, verfügt über ein Richtliniendokument, in dem die richtigen Vorgaben festgelegt sind. Irgendwo in einem Handbuch oder einem Schulungsmodul zur Einhaltung von Vorschriften sind die Kündigungsfrist, die Regeln für Zuschläge sowie die Ruhezeiten zwischen den Schichten festgelegt. Doch keines dieser Dokumente verhindert den Verstoß, der tatsächlich an einem Dienstagabend um 18:40 Uhr stattfindet, wenn ein Filialleiter einem Mitarbeiter eine SMS schickt, um zu fragen, ob dieser heute Abend schließen und morgen wieder öffnen könne.

Was versteht man unter „Fair Work Week Exposure“? „Fair Work Week Exposure“ ist eine Kurzbezeichnung für Gesetze zur vorhersehbaren Dienstplanerstellung, die eine rechtzeitige Ankündigung sowie eine Vergütung bei kurzfristigen Änderungen vorschreiben.

Der Filialleiter denkt in diesem Moment nicht an das Gesetz zur „Fair Work Week“. Er denkt an einen Notfalleinsatz zwanzig Minuten vor Ladenschluss und an einen Lieferwagen, der vor Ladenöffnung entladen werden muss. Ob diese SMS einen Verstoß darstellt, eine Schicht mit kurzer Ruhepause innerhalb des von den meisten Rechtsordnungen geschützten Zeitraums von 10 bis 11 Stunden oder eine Dienstplanänderung, die einen Anspruch auf Vorhersehbarkeitszulage auslöst, hängt von der jeweiligen Rechtsordnung, der Einstufung des Arbeitnehmers und der Art und Weise ab, wie die Anfrage protokolliert wird – und nichts davon beschäftigt den Filialleiter oder muss ihn beschäftigen. Das ist der falsche Zeitpunkt, um von jemandem zu erwarten, dass er ein Experte für die Einhaltung von Vorschriften ist.

Das Handbuch hätte ohnehin nie den Verkaufsraum erreicht

Die Gesetze zur „Fair Work Week“ gelten auf Organisationsebene. Die Verstöße finden jedoch auf der Ebene der Vorgesetzten statt – bei jedem Schichttausch, jedem Einsatz per Telefon und jeder Anfrage zur Schließung des Geschäfts. Ein in einem Mitarbeiterhandbuch hinterlegtes Richtliniendokument greift in solchen Momenten nicht. Ebenso wenig wie ein jährliches Schulungsmodul, das im November durchgeklickt und bis Februar wieder vergessen wird. Die Kluft zwischen dem, was das Unternehmen weiß, und dem, was der Filialleiter in der Praxis tut, ist der Punkt, an dem die tatsächliche Haftung liegt.

Hier geht es nicht um nachlässige Führungskräfte. Die meisten von ihnen versuchen, ein echtes Personalproblem mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln zu lösen – in der Regel mit einem Telefon und einem Gruppenchat. Das Geschäft muss trotzdem öffnen. Der Lkw muss trotzdem entladen werden. Ein Manager, dem nie erklärt wurde, dass eine Dienstplanänderung neun Tage im Voraus andere Vergütungsregeln auslöst als eine Änderung drei Tage im Voraus, wird dies unter Druck nicht intuitiv erkennen – und das Handbuch im Hinterzimmer war an einem Dienstag um 6:40 Uhr ohnehin noch nicht aufgeschlagen.

Für einen Manager, der mehrere Standorte leitet oder für einen Bezirk zuständig ist, wird es schwieriger, nicht einfacher. Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels setzen elf Gerichtsbarkeiten die Vorschriften zur „Fair Work Week“ durch, wobei jede ihre eigene Kündigungsfrist, ihren eigenen Zuschlagssatz und ihre eigenen Ruhezeitvorschriften hat. Ein Bezirksleiter, der Filialen in zwei dieser Gebiete betreut, verwaltet nicht nur den Personalbedarf in diesen Filialen. Er muss unwissentlich zwei unterschiedliche rechtliche Standards für dieselbe Art von Entscheidung handhaben, ohne zum Zeitpunkt des SMS-Eingangs einen Hinweis darauf zu haben, welcher Standard für welche Filiale gilt.

Was beeinflusst die Entscheidung eines Managers tatsächlich?

Schulungen scheitern nicht, weil Führungskräfte nicht aufmerksam sind. Sie scheitern, weil sie zum falschen Zeitpunkt stattfinden – einmal im Jahr, abstrakt und losgelöst von der konkreten Schicht, mit der sich eine bestimmte Führungskraft an einem bestimmten Abend befasst. Verhaltensänderungen treten ein, wenn die vorschriftsmäßige Vorgehensweise gleichzeitig auch die einfachste ist: ein System, das eine Vergütungspflicht aufgrund von Vorhersehbarkeit sofort signalisiert, sobald eine Schicht in das Benachrichtigungsfenster rückt, das einen Konflikt mit dem Ruhezeitfenster bereits vor der Veröffentlichung des Dienstplans aufzeigt – und nicht erst, nachdem sich ein Mitarbeiter beschwert hat –, und das einen Schichttausch automatisch anhand von Berechtigungs- und Compliance-Regeln abwickelt, anstatt über einen Nebenkanal in Form eines Text-Chats, den niemand überprüft.

Genau diese Lücke sollen speziell entwickelte Plattformen wie WorkJam schließen: eine automatisierte Durchsetzung von Compliance-Regeln, die direkt in den Planungsworkflow integriert ist, sodass ein Manager, der den Personalengpass für heute Abend behebt, nicht die Kündigungsfristen von elf verschiedenen Rechtsordnungen kennen muss, um diese einzuhalten.

Die Unternehmen, die dem Risiko im Zusammenhang mit der „Fair Work Week“ zuvorkommen, sind nicht diejenigen mit dem am besten verfassten Mitarbeiterhandbuch. Es sind vielmehr jene, deren Systeme den gesetzeskonformen Weg zum Selbstverständlichen machen, sodass ein unter Druck stehender Vorgesetzter an einem Dienstagabend die gesetzlichen Vorschriften einhält, ohne auch nur einen Moment darüber nachdenken zu müssen.