Die „Predictability Pay“-Falle: Wie es zu Bußgeldern in Höhe von 58,9 Millionen Dollar kam – Schichtwechsel für Schichtwechsel

Die beiden größten Einzelvergleiche im Bereich des Arbeitnehmerschutzes in der Geschichte der USA kamen nicht zustande, weil Starbucks und Chipotle die Schichten schlecht geplant hatten. Sie kamen zustande, weil niemand in den beiden Unternehmen einen Verstoß erkennen konnte, sobald dieser auftrat.

Das Amt für Arbeitspolitik und -standards der Stadt New York hat von Starbucks 38,9 Millionen Dollar und von Chipotle 20 Millionen Dollar wegen Verstößen gegen die „Fair Work Week“-Vorschrifteneingezogen – eine Kurzbezeichnung für Gesetze zur vorhersehbaren Dienstplanerstellung, die eine rechtzeitige Ankündigung sowie eine Vergütung bei kurzfristigen Änderungen vorschreiben. Dies ist Teil der mehr als 80 Millionen Dollar an Entschädigungszahlungen für Arbeitnehmer, die die Stadt seit 2017 gesichert hat. Beide Unternehmen verfügen über ausgefeilte Dienstplanverfahren sowie eigene Compliance- und Rechtsabteilungen. Keines der beiden Unternehmen hat das Problem erkannt, bevor ein Prüfer darauf aufmerksam wurde.

Es lohnt sich, sich mit dieser Lücke auseinanderzusetzen. Sie erklärt, warum die Durchsetzung der „Fair Work Week“-Vorschriften immer wieder auf gut ausgestattete nationale Anbieter abzielt und nicht nur auf die kleinen Unternehmen, die im Hinterzimmer mit Tabellenkalkulationen und einer ausgedruckten Dienstplanwand arbeiten.

Ein Verstoß, der sich selbst vollendet

Bei den meisten Compliance-Risiken haben Sie Zeit, zu reagieren und Abhilfe zu schaffen:

• Ein Fehler bei der Lohnberechnung verbleibt in der Lohnabrechnung, bis er von jemandem abgeglichen wird.
• Eine versäumte Sicherheitsprüfung bleibt offen, bis sie bei der nächsten Prüfung festgestellt wird.

Bei der Vergütung für Planbarkeit verhält es sich anders. In den meisten Rechtsgebieten, in denen die „Fair Work Week“-Regelung gilt, löst eine Änderung des Dienstplans innerhalb der Ankündigungsfrist – in der Regel 14 Tage – nach dessen Aushang eine Zuschlagszahlung aus, und zwar unmittelbar zum Zeitpunkt der Änderung. Wird eine Schicht mit einer Frist von weniger als 24 Stunden abgesagt, stehen dem Arbeitnehmer in der Regel 50 % des Lohns für diese Schicht zu, unabhängig davon, ob er diese Summe einfordert oder nicht.

Der Verstoß ist kein Versagen der Richtlinien, das erst später entdeckt wird. Es handelt sich um ein eigenständiges Ereignis, das in dem Moment abgeschlossen ist, in dem ein Vorgesetzter einen neuen Dienstplan speichert, und es wiederholt sich einmal pro betroffenem Mitarbeiter, pro Schicht, an jedem Standort und jede Woche. Eine Lohnprüfung blickt rückblickend auf das, was bereits geschehen ist. Die Vergütung für vorhersehbare Arbeitszeiten muss im Voraus erfasst werden – in dem Moment, in dem sich der Dienstplan ändert –, sonst summiert sie sich unbemerkt, bis jemand anderes die Berechnung vornimmt.

Derzeit elf Gerichtsbezirke, jedes Jahr kommen weitere hinzu

Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels setzen elf Gerichtsbarkeiten die Gesetze zur „Fair Work Week“ aktiv durch – vor einem Jahrzehnt war es noch nur eine. Drei davon – Berkeley, Evanston und Los Angeles County – sind erst in den achtzehn Monaten vor Veröffentlichung dieses Artikels hinzugekommen. In neun oder mehr Bundesstaaten werden derzeit entsprechende Gesetzesentwürfe in den jeweiligen Gesetzgebungsorganen behandelt. Für einen Arbeitgeber mit nur einem Standort stellt dies eine Frage der Einhaltung der Vorschriften dar.

Für einen Betreiber, der Hunderte von Standorten in verschiedenen Städten und Bundesländern betreibt, von denen jeder seine eigenen Kündigungsfristen, Prämiensätze und Aufzeichnungspflichten hat, sieht das langsam so aus, als würde man ein Dutzend verschiedener Lohnabrechnungssysteme innerhalb eines Unternehmens betreiben – nur dass das zwölfte vor zwei Jahren noch gar nicht existierte und das dreizehnte im nächsten Jahr hinzukommt.

Die Unternehmen, die dabei erwischt werden, sind selten diejenigen, die das Gesetz gänzlich missachten. Es handelt sich vielmehr um diejenigen, die es manuell oder halbmanuell verwalten – und zwar in einem Geschäftsgebiet, das schneller gewachsen ist als ihre Nachverfolgungssysteme. Ein Regionalleiter, der einen Schichttausch per SMS genehmigt, denkt nicht an Zuschläge. Das tat vermutlich auch nicht derjenige, der vor den Bußgeldern bei Starbucks oder Chipotle eine entsprechende Entscheidung traf. Die Verpflichtung bestand ohnehin.

Ein Einwand gegen diese Interpretation: In New York wird strenger durchgegriffen als fast überall sonst, daher ist es nur natürlich, dass New York die höchsten Zahlen aufweist. Das ist richtig, und es wirkt sich auch umgekehrt aus. Das New Yorker Amt für Arbeitspolitik und -standards hat Dutzende von Fällen vorgebracht, gerade weil es die Infrastruktur aufgebaut hat, um bereits bestehende Verstöße aufzudecken. Alle anderen auf der Liste aufgeführten Gerichtsbarkeiten – Chicago, Philadelphia, Seattle und der Bundesstaat Oregon – befinden sich auf derselben Durchsetzungskurve an einem früheren Punkt. Die Haftung ist kein Alleinstellungsmerkmal von New York. Die Sichtbarkeit hingegen schon.

Erkennen Sie es bereits bei der Schicht, nicht erst bei der Prüfung

Beide Unternehmen verfügten bereits über Richtlinien zur Dienstplanerstellung, bevor gegen sie Geldbußen verhängt wurden. An Richtlinien hat es nie gemangelt. Was fehlte, war ein System, das die Verpflichtung in dem Moment kennzeichnet, in dem sich der Dienstplan ändert – also genau in dem Moment, in dem die Haftung entsteht –, anstatt erst bei einer rechtlichen Überprüfung zwei Jahre später. Das ist ein Echtzeitproblem, das eine Echtzeitlösung erfordert.

Genau diese Lücke sollen speziell entwickelte Planungsplattformen wie WorkJam schließen: die automatisierte Durchsetzung von Compliance-Regeln, die eine Verpflichtung sofort bei jeder Schichtänderung erfassen, die Verteilung von Dienstplänen in Echtzeit sowie lückenlose Nachverfolgungsnachweise für mehrere Rechtsräume, die gemäß den Vorschriften generiert werden – und nicht erst unter Zeitdruck zusammengestellt werden, sobald eine Aufsichtsbehörde Unterlagen anfordert.

Jeder Dollar der 58,9 Millionen Dollar, die New York von zwei Unternehmen eingenommen hat, war zu einem bestimmten Zeitpunkt ein einzelner Schichtwechsel, den niemand in Echtzeit bemerkt hat. Das ist die Zahl, die man sich merken sollte. Nicht, weil sie so groß ist, sondern weil sie sich Schicht für Schicht, die nicht gemeldet wurde, angesammelt hat – und sich auch heute noch bei jedem Einzelhändler ansammelt, der diese Lücke noch nicht geschlossen hat.