La trampa salarial de la previsibilidad: cómo se acumularon 58,9 millones de dólares en multas, turno a turno

Los dos acuerdos extrajudiciales más cuantiosos de la historia de EE. UU. en materia de protección de los trabajadores no se produjeron porque Starbucks y Chipotle organizaran mal los turnos. Se produjeron porque nadie en ninguna de las dos empresas se dio cuenta de la infracción en el momento en que ocurrió.

La Oficina de Política y Normas Laborales de la ciudad de Nueva York recaudó 38,9 millones de dólares de Starbucks y 20 millones de dólares de Chipotle por incumplir la «Fair Work Week», que es como se conoce a las leyes sobre horarios predecibles que exigen avisar con antelación y pagar un suplemento por los cambios de última hora. Esto forma parte de los más de 80 millones de dólares en ayudas a los trabajadores que la ciudad ha conseguido desde 2017. Ambas empresas cuentan con sofisticados sistemas de gestión de horarios, con sus propios equipos jurídicos y de cumplimiento normativo. Ninguna de las dos detectó el problema antes de que lo hiciera un auditor.

Vale la pena reflexionar sobre esa diferencia. Explica por qué las medidas para hacer cumplir la «Semana Laboral Justa» siempre acaban recayendo sobre las grandes empresas nacionales con muchos recursos, y no solo sobre las pequeñas empresas que gestionan sus horarios con hojas de cálculo y un tablón impreso en la trastienda.

Una infracción que se cumple a sí misma

La mayoría de los riesgos de cumplimiento te dan tiempo para reaccionar y corregir:

• Un error en el cálculo del salario sigue ahí en la nómina hasta que alguien lo corrija.
• Una inspección de seguridad pendiente sigue pendiente hasta que la detecten en la siguiente auditoría.

El complemento por previsibilidad no funciona así. En la mayoría de las jurisdicciones que aplican la «Semana Laboral Justa», una vez que se publica un horario, cambiarlo dentro del plazo de preaviso —que suele ser de 14 días— da lugar a un complemento salarial en el momento mismo en que se realiza el cambio. Si se cancela un turno con menos de 24 horas de antelación, al trabajador se le debe normalmente el 50 % del salario de ese turno, lo pidas o no.

La infracción no es un fallo en la política que se descubre más tarde. Es un hecho concreto, que se produce en el momento en que un responsable guarda un nuevo horario, y se repite una vez por cada trabajador afectado, por cada turno, en todas las sedes, cada semana. Una auditoría salarial analiza lo que ya ha pasado. La remuneración por previsibilidad hay que detectarla de forma proactiva, en el momento en que cambia el horario, o se va acumulando sin que nadie se dé cuenta hasta que alguien más haga las cuentas.

Ya son once jurisdicciones, y cada año se suman más

En el momento de escribir esto, once jurisdicciones aplican activamente las leyes sobre la «semana laboral justa», frente a solo una hace una década. Tres de ellas —Berkeley, Evanston y el condado de Los Ángeles— se sumaron a la iniciativa en los dieciocho meses previos a la publicación de este artículo. Actualmente, hay nueve o más estados con proyectos de ley en trámite en sus legislaturas. Para una empresa con una sola sede, esto supone un problema de cumplimiento normativo.

Para una empresa que gestiona cientos de establecimientos repartidos por varias ciudades y estados, cada uno con su propio plazo de preaviso, tarifa de prima y requisitos de documentación, la situación empieza a parecerse a tener una docena de sistemas de nóminas diferentes dentro de una misma empresa, salvo que el duodécimo no existía hace dos años y el decimotercero llegará el año que viene.

Las empresas a las que pillan casi nunca son las que ignoran la ley a la cara. Son las que la gestionan de forma manual, o semimanual, en un ámbito de actuación que ha crecido más rápido que su sistema de seguimiento. Un responsable regional que aprueba un cambio de turno por mensaje de texto no está pensando en el plus salarial. Y supongo que tampoco lo hacía quien tomara la decisión equivalente en Starbucks o Chipotle antes de que se impusieran las multas. La obligación existía de todas formas.

Una objeción a esta interpretación: Nueva York aplica la normativa con más rigor que casi cualquier otro sitio, así que, claro, es lógico que sea allí donde se registren las cifras más altas. Eso es cierto, pero también se puede ver desde el otro lado. La Oficina de Política y Normas Laborales de Nueva York ha abierto docenas de casos precisamente porque creó la infraestructura necesaria para detectar infracciones que ya existían. Todas las demás jurisdicciones de la lista —Chicago, Filadelfia, Seattle y el estado de Oregón— se encuentran en una fase más temprana de la misma curva de aplicación de la ley. La responsabilidad no es exclusiva de Nueva York. Lo que sí lo es, es la visibilidad.

Detéctalo en el momento, no en la auditoría

Ambas empresas ya contaban con políticas de planificación antes de que les impusieran la multa. La política nunca fue la pieza que faltaba. Lo que faltaba era un sistema que señalara la obligación en el momento en que cambia la planificación, justo cuando surge la responsabilidad, en lugar de durante una revisión legal dos años después. Ese es un problema en tiempo real, y necesita una respuesta en tiempo real.

Esta es precisamente la laguna que las plataformas de planificación diseñadas específicamente para este fin, como WorkJam, están pensadas para cubrir: la aplicación automatizada de las normas de cumplimiento, que detecta cualquier obligación en el momento en que cambia un turno; la distribución de los horarios en tiempo real; y los registros de auditoría multijurisdiccionales generados tal y como exigen las normas, en lugar de tener que recopilarlos a toda prisa cuando un organismo regulador solicita los registros.

Cada dólar de los 58,9 millones de dólares que Nueva York recaudó de dos empresas fue, en algún momento, un simple cambio de turno que nadie detectó en tiempo real. Esa es la cifra que vale la pena recordar. No porque sea grande, sino porque se fue acumulando, un cambio de turno sin señalar tras otro, y sigue acumulándose hoy mismo en todas las tiendas que aún no han solucionado ese problema.