1,6 millones de mensajes, 6 países y una plataforma para impulsarlo todo
Cómo un minorista europeo multimarca dio coherencia a la comunicación, la formación y la programación con WorkJam
Introducción
Este minorista, que gestiona diversas marcas minoristas en varios países europeos, necesitaba una forma de mantener informados y conectados a decenas de miles de empleados, sin depender de aplicaciones no autorizadas o sistemas dispersos. Como cada marca tiene su propia identidad, desde los tonos apagados de HomeGoods hasta el rojo vibrante de T.J.Maxx, la sede central también necesitaba una plataforma que pudiera adaptar las comunicaciones y el diseño a cada equipo sin dejar de funcionar desde un único sistema.
Antes de WorkJam, la comunicación en la tienda fluía a menudo a través de aplicaciones de mensajería para consumidores, la programación vivía en una plataforma separada y la formación requería un seguimiento manual. La dirección carecía de visibilidad en tiempo real de las tareas y la programación, y los empleados tenían poca flexibilidad o transparencia.
Para crear una única fuente de verdad para la comunicación, el aprendizaje y la programación, el minorista lanzó WorkJam, empezando con un proyecto piloto en Irlanda y expandiéndose rápidamente por todos los mercados europeos.
El reto: Comunicación y operaciones desconectadas
- La dependencia de herramientas de mensajería no autorizadas creaba riesgos de cumplimiento.
- La programación, la formación y la gestión de tareas se gestionaban en sistemas separados.
- Los asociados carecían de acceso autoservicio a horarios y actualizaciones.
- La dirección tenía una visibilidad limitada de las tasas de finalización y la planificación de la capacidad.
- Los equipos de la sede central eran responsables de varias marcas y necesitaban una única plataforma que pudiera ofrecer imágenes, políticas y formación específicas para cada marca sin duplicar esfuerzos.
Antes de 2019, los equipos de las tiendas de seis países europeos dependían de grupos de WhatsApp y horarios escritos a mano para mantenerse conectados. Las actualizaciones importantes se perdían en largos hilos de chat, la formación estaba dispersa en carpetas y trastiendas, y los jefes pasaban horas cada semana coordinando turnos por teléfono.
La Solución: Una transformación digital por fases
Fase 1 - Piloto Irlanda
La fase 1 comenzó en Irlanda, donde un proyecto piloto sustituyó las aplicaciones no autorizadas por el chat, los canales y la vista de horarios de WorkJam, logrando rápidamente una tasa de participación del 92% y probando el modelo.
- Se han introducido el chat, los canales y la vista de programación seguros de WorkJam para sustituir a las aplicaciones no autorizadas.
Fase 2 - Expansión rápida
Cuando se produjo la pandemia, el minorista aceleró la expansión por el Reino Unido, Alemania, Polonia, Austria, los Países Bajos y sus centros de distribución, garantizando una comunicación coherente en tiempo real cuando las operaciones cambiaban a diario.
- Desplegamos comunicaciones digitales en todos los mercados y centros de distribución europeos durante la pandemia.
Fase 3 - Integración de la Gestión de la fuerza laboral
A continuación vino la integración de la gestión del personal, vinculando WorkJam con UKG Workforce Central para añadir fichajes móviles, solicitudes de tiempo libre y transparencia de turnos.
- Integrado con UKG Workforce Central para ver horarios, fichar desde el móvil y solicitar permisos.
Fase 4 - Reconocimiento y aprendizaje
Por último, el equipo añadió programas de reconocimiento, insignias digitales, formación específica y gestión de tareas de última generación, creando un único lugar de trabajo digital que ahora conecta a más de 26.000 miembros de equipos de primera línea en seis países.
- Se han añadido insignias digitales, la votación "Asociado del mes" y canales de participación estacionales.
- Ampliación del Centro de Formación, con más de 230.000 eLearnings a los que se accedió en el ejercicio 23.
Fase 5 - Gestión de tareas y automatización
Lanzamiento de la nueva generación de gestión de tareas con actualizaciones en tiempo real y procesos de incorporación automatizados.
El Impacto: Equipos conectados, ejecución coherente
Compromiso y Cultura
- Los índices de compromiso alcanzaron el 92% en Irlanda, el 76% en el Reino Unido y el 74% en Polonia.
- Los canales estacionales y culturales fomentaron la conexión entre diversos mercados.
- La votación digital del "Asociado del Mes" y las insignias subieron la moral.
"Mediante el uso de canales estacionales y mensajes específicos, estamos creando espacios que reúnen a las personas en todos los mercados, sin dejar de ofrecerles el contenido local que necesitan." - Jefe del Equipo de Colaboración Digital
Excelencia operativa
- Más de 1,6 millones de mensajes directos y más de 110.000 traducciones en línea apoyan la colaboración multilingüe.
- La programación integrada, el Mercado de Turnos y la gestión de tareas en tiempo real ofrecen a los asociados transparencia y flexibilidad.
- Eliminó las vulnerabilidades de seguridad que conllevan las herramientas de mensajería no autorizadas introduciendo la plataforma de comunicación de WorkJam conforme a la GDPR.
- La segmentación por marcas garantiza que los empleados vean el contenido, los horarios y la formación que coinciden con la identidad específica de su tienda, reforzando la cultura a la vez que se mantienen centralizadas las operaciones.
"Hemos podido dar a nuestros asociados transparencia sobre sus horarios y flexibilidad en sus pautas de trabajo". - Miembro del Equipo de Colaboración Digital
Aprendizaje y desarrollo
- Más de 230.000 eLearnings completados, con insignias que reconocen los logros en habilidades y formación.
Una plantilla coherente y conectada
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