1,6 millones de mensajes, 6 países y una plataforma para impulsarlo todo
Cómo un minorista europeo multimarca dio coherencia a la comunicación, la formación y la programación con WorkJam
Introducción
Esta cadena minorista, que gestiona diversas marcas en varios países europeos, necesitaba una forma de mantener informados y conectados a decenas de miles de empleados, sin tener que recurrir a aplicaciones no autorizadas ni a sistemas dispersos. Como cada marca tiene su propia identidad, la sede central también necesitaba una plataforma que permitiera adaptar las comunicaciones y el diseño a cada equipo, sin dejar de operar desde un único sistema.
Antes de WorkJam, la comunicación en la tienda fluía a menudo a través de aplicaciones de mensajería para consumidores, la programación vivía en una plataforma separada y la formación requería un seguimiento manual. La dirección carecía de visibilidad en tiempo real de las tareas y la programación, y los empleados tenían poca flexibilidad o transparencia.
Para crear una única fuente de verdad para la comunicación, el aprendizaje y la programación, el minorista lanzó WorkJam, empezando con un proyecto piloto en Irlanda y expandiéndose rápidamente por todos los mercados europeos.
El reto: Comunicación y operaciones desconectadas
- La dependencia de herramientas de mensajería no autorizadas creaba riesgos de cumplimiento.
- La programación, la formación y la gestión de tareas se gestionaban en sistemas separados.
- Los asociados carecían de acceso autoservicio a horarios y actualizaciones.
- La dirección tenía una visibilidad limitada de las tasas de finalización y la planificación de la capacidad.
- Los equipos de la sede central eran responsables de varias marcas y necesitaban una única plataforma que pudiera ofrecer imágenes, políticas y formación específicas para cada marca sin duplicar esfuerzos.
Antes de 2019, los equipos de las tiendas de seis países europeos dependían de grupos de WhatsApp y horarios escritos a mano para mantenerse conectados. Las actualizaciones importantes se perdían en largos hilos de chat, la formación estaba dispersa en carpetas y trastiendas, y los jefes pasaban horas cada semana coordinando turnos por teléfono.
La capacidad de dirigir contenidos, tareas y formación a grupos específicos ha transformado nuestra forma de comunicarnos con los equipos de nuestras tiendas y de implicarlos.
La Solución: Una transformación digital por fases
Fase 1 - Piloto Irlanda
La fase 1 comenzó en Irlanda, donde un proyecto piloto sustituyó las aplicaciones no autorizadas por el chat, los canales y la vista de horarios de WorkJam, logrando rápidamente una tasa de participación del 92% y probando el modelo.
- Se han introducido el chat, los canales y la vista de programación seguros de WorkJam para sustituir a las aplicaciones no autorizadas.
Fase 2 - Expansión rápida
Cuando se produjo la pandemia, el minorista aceleró la expansión por el Reino Unido, Alemania, Polonia, Austria, los Países Bajos y sus centros de distribución, garantizando una comunicación coherente en tiempo real cuando las operaciones cambiaban a diario.
- Desplegamos comunicaciones digitales en todos los mercados y centros de distribución europeos durante la pandemia.
Fase 3 - Integración de la Gestión de la fuerza laboral
A continuación vino la integración de la gestión del personal, vinculando WorkJam con UKG Workforce Central para añadir fichajes móviles, solicitudes de tiempo libre y transparencia de turnos.
- Integrado con UKG Workforce Central para ver horarios, fichar desde el móvil y solicitar permisos.
Fase 4 - Reconocimiento y aprendizaje
Por último, el equipo añadió programas de reconocimiento, insignias digitales, formación específica y gestión de tareas de última generación, creando un único lugar de trabajo digital que ahora conecta a más de 26.000 miembros de equipos de primera línea en seis países.
- Se han añadido insignias digitales, la votación «Asociado del mes» y canales de participación estacionales.
- Ampliación del Centro de Formación, con más de 230.000 eLearnings a los que se accedió en el ejercicio 23.
Fase 5 - Gestión de tareas y automatización
Lanzamiento de la nueva generación de gestión de tareas con actualizaciones en tiempo real y procesos de incorporación automatizados.
El Impacto: Equipos conectados, ejecución coherente
Compromiso y Cultura
- Los índices de compromiso alcanzaron el 92% en Irlanda, el 76% en el Reino Unido y el 74% en Polonia.
- Los canales estacionales y culturales fomentaron la conexión entre diversos mercados.
- La votación digital del «Asociado del Mes» y las insignias subieron la moral.
«Mediante el uso de canales estacionales y mensajes específicos, estamos creando espacios que reúnen a las personas en todos los mercados, sin dejar de ofrecerles el contenido local que necesitan.» - Jefe del Equipo de Colaboración Digital
Excelencia operativa
- Más de 1,6 millones de mensajes directos y más de 110.000 traducciones en línea apoyan la colaboración multilingüe.
- La programación integrada, el Mercado de Turnos y la gestión de tareas en tiempo real ofrecen a los asociados transparencia y flexibilidad.
- Eliminó las vulnerabilidades de seguridad que conllevan las herramientas de mensajería no autorizadas introduciendo la plataforma de comunicación de WorkJam conforme a la GDPR.
- La segmentación por marcas garantiza que los empleados vean el contenido, los horarios y la formación que coinciden con la identidad específica de su tienda, reforzando la cultura a la vez que se mantienen centralizadas las operaciones.
«Hemos podido dar a nuestros asociados transparencia sobre sus horarios y flexibilidad en sus pautas de trabajo». - Miembro del Equipo de Colaboración Digital
Aprendizaje y desarrollo
- Más de 230.000 eLearnings completados, con insignias que reconocen los logros en habilidades y formación.
Una plantilla coherente y conectada
Con WorkJam como su entorno de trabajo digital, esta cadena minorista europea ha sustituido las aplicaciones no autorizadas por un sistema de comunicación seguro, con planificación y formación integradas, y ha implantado una gestión flexible de los turnos en seis países. Ahora, los empleados disponen de una única plataforma para estar al día, formarse y gestionar sus horarios, lo que refuerza la cultura de la empresa, mejora la eficiencia y garantiza una experiencia de cliente coherente a gran escala.
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