1,6 Millionen Nachrichten, 6 Länder und eine Plattform, die all das ermöglicht
Wie ein europäischer Einzelhändler mit mehreren Marken mit WorkJam eine einheitliche Kommunikation, Schulung und Terminplanung erreicht hat
Einleitung
Dieses Einzelhandelsunternehmen, das verschiedene Einzelhandelsmarken in mehreren europäischen Ländern betreibt, brauchte eine Möglichkeit, Zehntausende von Mitarbeitern zu informieren und zu vernetzen, ohne sich auf nicht genehmigte Apps oder verstreute Systeme zu verlassen. Da jede Marke ihre eigene Identität hat, von den gedämpften Tönen von HomeGoods bis zum leuchtenden Rot von T.J.Maxx, brauchte die Zentrale auch eine Plattform, die die Kommunikation und das Design auf jedes Team zuschneiden konnte, ohne dabei auf ein einziges System angewiesen zu sein.
Vor WorkJam lief die Kommunikation in den Filialen häufig über Messaging-Apps für Verbraucher, die Terminplanung fand auf einer separaten Plattform statt, und Schulungen mussten manuell nachverfolgt werden. Den Führungskräften fehlte es an Echtzeit-Transparenz in Bezug auf Aufgaben und Zeitplanung, und die Mitarbeiter hatten wenig Flexibilität oder Transparenz.
Um eine einzige Quelle der Wahrheit für Kommunikation, Lernen und Planung zu schaffen, führte das Einzelhandelsunternehmen WorkJam ein - zunächst in einem Pilotprojekt in Irland und dann schnell in allen europäischen Märkten.
Die Herausforderung: Entkoppelte Kommunikation und Abläufe
- Die Abhängigkeit von nicht zugelassenen Messaging-Tools führte zu Compliance-Risiken.
- Terminplanung, Schulung und Aufgabenverwaltung wurden in separaten Systemen abgewickelt.
- Den Mitarbeitern fehlte der Selbstbedienungszugang zu Zeitplänen und Aktualisierungen.
- Die Führungskräfte hatten nur begrenzten Einblick in die Fertigstellungsraten und die Kapazitätsplanung.
- Die Teams der Zentrale waren für mehrere Marken verantwortlich und benötigten eine einzige Plattform, die markenspezifisches Bildmaterial, Richtlinien und Schulungen ohne doppelten Aufwand bereitstellen konnte.
Vor 2019 waren die Filialteams in sechs europäischen Ländern auf WhatsApp-Gruppen und handgeschriebene Zeitpläne angewiesen, um in Kontakt zu bleiben. Wichtige Aktualisierungen gingen in langen Chat-Threads verloren, Schulungen wurden in Ordnern und Hinterzimmern verstreut und Manager verbrachten jede Woche Stunden damit, Schichten per Telefon zu koordinieren.
Die Lösung: Eine schrittweise digitale Transformation
Phase 1 - Irland Pilot
Phase 1 begann in Irland, wo im Rahmen eines Pilotprojekts nicht genehmigte Apps durch WorkJam-Chat, -Kanäle und -Zeitpläne ersetzt wurden. Dabei wurde schnell eine Engagement-Rate von 92 % erreicht und das Modell unter Beweis gestellt.
- Einführung des sicheren WorkJam Chats, der Channels und der Zeitplanansicht als Ersatz für nicht zugelassene Apps.
Phase 2 - Schnelle Expansion
Als die Pandemie ausbrach, beschleunigte das Einzelhandelsunternehmen die Expansion in Großbritannien, Deutschland, Polen, Österreich, den Niederlanden und seinen Vertriebszentren und sorgte für eine konsistente Echtzeitkommunikation, während sich die Abläufe täglich änderten.
- Wir haben während der Pandemie die digitale Kommunikation in allen europäischen Märkten und Vertriebszentren eingeführt.
Phase 3 - Workforce Management Integration
Als Nächstes wurde WorkJam mit UKG Workforce Central verknüpft, um mobile Stanzen, Urlaubsanträge und Schichttransparenz hinzuzufügen.
- Integriert mit UKG Workforce Central für die Ansicht von Zeitplänen, mobilen Stempelungen und Urlaubsanträgen.
Phase 4 - Erkennen & Lernen
Schließlich schichtete das Team Anerkennungsprogramme, digitale Abzeichen, gezielte Schulungen und ein Aufgabenmanagement der nächsten Generation auf und schuf so einen einzigen digitalen Arbeitsplatz, der nun mehr als 26.000 Frontline-Teammitglieder in sechs Ländern miteinander verbindet.
- Digitale Abzeichen, die Wahl zum "Mitarbeiter des Monats" und saisonale Engagement-Kanäle wurden hinzugefügt.
- Ausbau des Schulungszentrums mit über 230.000 eLearnings im GJ23.
Phase 5 - Aufgabenverwaltung und Automatisierung
Einführung der nächsten Generation der Aufgabenverwaltung mit Echtzeit-Updates und automatisierten Onboarding-Journeys.
Die Auswirkungen: Verbundene Teams, konsistente Ausführung
Engagement & Kultur
- Die Engagementraten erreichten 92% in Irland, 76% in Großbritannien und 74% in Polen.
- Saisonale und kulturelle Kanäle förderten die Verbindung zwischen verschiedenen Märkten.
- Die digitale Wahl zum "Mitarbeiter des Monats" und die Anstecknadeln förderten die Moral.
"Durch den Einsatz von saisonalen Kanälen und gezielten Botschaften schaffen wir Räume, die Menschen über Märkte hinweg zusammenbringen und ihnen gleichzeitig die lokalen Inhalte liefern, die sie brauchen." - Teamleiter Digitale Zusammenarbeit
Operative Exzellenz
- Mehr als 1,6 Millionen Direktnachrichten und mehr als 110.000 Inline-Übersetzungen unterstützen die mehrsprachige Zusammenarbeit.
- Integrierte Terminplanung, Shift Marketplace und Aufgabenverwaltung in Echtzeit bieten den Mitarbeitern Transparenz und Flexibilität.
- Beseitigung von Sicherheitsschwachstellen, die mit nicht genehmigten Messaging-Tools einhergehen, durch Einführung der GDPR-konformen Kommunikationsplattform von WorkJam.
- Das Targeting auf Markenebene stellt sicher, dass die Mitarbeiter Inhalte, Zeitpläne und Schulungen sehen, die zu ihrer spezifischen Filialidentität passen, wodurch die Kultur gestärkt und gleichzeitig die Abläufe zentralisiert werden.
"Wir konnten unseren Mitarbeitern Transparenz über ihre Zeitpläne und Flexibilität bei ihren Arbeitsabläufen bieten." - Mitglied des Digital Collaboration Teams
Lernen & Entwicklung
- Über 230.000 eLearnings absolviert, mit Abzeichen zur Anerkennung von Fähigkeiten und Trainingsleistungen.
Eine konsistente, vernetzte Belegschaft
Mehr Erfolgsgeschichten sehen
