Il y a beaucoup à faire pour gérer les travailleurs sans bureau de manière à ce qu’ils restent engagés et satisfaits.
Vous devez communiquer, envoyer des directives de la direction et faire de votre mieux pour transmettre la vision de l’entreprise à ceux qui l’entendent rarement directement de la direction. Vous devez former vos employés, en vous assurant qu’ils sont prêts à exécuter exactement comme requis, et vous devez superviser le calendrier et la qualité de leur travail. Vous devez faire face à l’horaire, y compris les changements de couverture de quart de travail et les appels de dernière minute.
Effectuer chacune de ces tâches manuellement ou via plusieurs solutions numériques peut vous faire tourner la tête et vous exposer au risque de laisser les choses passer entre les mailles du filet.
Mais imaginez que vous puissiez faire tout cela de manière transparente via une seule application, à laquelle vos employés pourraient également accéder. L’application, appelée espace de travail numérique, peut vous aider à effectuer toutes ces tâches et bien plus encore sans perdre de temps.
Examinons deux scénarios dans lesquels une gestionnaire, Sarah, supervise Joe, un employé d’une chaîne de magasins. Dans le premier scénario, Sarah fait tout à la main, en utilisant quelques logiciels différents pour jongler avec ses besoins. Dans le deuxième scénario, Sarah utilise un espace de travail numérique pour coordonner tout ce qui concerne la gestion de Joe et de ses collègues.
Scénario 1 : Gestion épuisée
Le dimanche soir, Sarah reçoit un texto de Joe lui demandant s’il peut échanger son quart de travail du mardi avec Justine, qui travaille le lundi. Sarah répond par texto que tout va bien, et confirme également avec Justine par SMS. Sarah ouvre ensuite son application de calendrier pour enregistrer le changement.
Le lundi, Sarah ouvre son courriel d’instructions des opérations pour un affichage saisonnier qui doit être installé. Elle les transmet au personnel du service de Joe, mais lorsqu’ils ont terminé l’affichage, il est clair que quelque chose s’est perdu dans la traduction. Le positionnement de certaines pièces semble décalé. Sarah n’est pas sûre de ce qui ne va pas, mais remarque qu’elle a reçu les instructions à l’envers lorsqu’elle les transmettait à ses employés. Elle leur demande de refaire des parties de l’exposition.
Elle ouvre ensuite son application de gestion des tâches pour s’assurer que tous ses employés sont à la tâche et que rien n’est oublié, répond à quelques SMS et courriels supplémentaires pour demander des changements d’horaire, puis lance son application de gestion de la paie pour approuver les dernières feuilles de temps. Au milieu de son quart de travail, elle est plongée jusqu’au cou dans les applications, les e-mails, les SMS et les calendriers, jonglant avec tout cela tout en s’assurant que les caisses enregistreuses sont occupées et que la pile de chemises renversées dans la section des enfants est réempilée.
Pendant ce temps, Joe prend un sandwich dans la salle de pause au milieu du quart de travail et lit un dépliant sur le tableau d’affichage à propos du pique-de l’entreprise. Personne dans la direction ne lui en a encore parlé, alors il suppose que personne n’est très intéressé à savoir si des membres du personnel de première ligne comme lui y assistent. Il y a une feuille d’inscription pour apporter de la nourriture et des boissons, mais personne n’a rien noté.
Scénario 2 : Gestion rationalisée
Le dimanche soir, Sarah ouvre son application de travail numérique et approuve une demande pour que Joe et Justine changent de quart.
Sarah découvre alors que le service des opérations a mis une vidéo d’instructions pour l’affichage saisonnier dans l’application. Le lundi, Sarah demande à son équipe de regarder la vidéo via l’application et d’installer l’affichage en conséquence. Ils le font tous et ont l’écran correctement opérationnel en un rien de temps.
Sarah utilise son espace de travail numérique pour suivre les tâches de ce quart de travail. Elle remarque que quelques autres employés ont apporté des changements d’horaire pour plus tard dans la semaine. Elle clique sur les approbations de feuilles de temps dans l’application et voit que le PDG a envoyé une annonce vidéo sur le pique-de l’entreprise, invitant tous les membres de l’entreprise à venir amener leur famille.
Joe consulte son application de travail numérique pendant qu’il mange son sandwich et voit la vidéo du PDG. C’est agréable d’avoir une invitation personnelle au pique-. Il utilise l’application pour s’inscrire pour apporter de la limonade, ajoutant une petite note sur le canal social qu’il l’attend avec impatience.
Digital Workplace : rationalisé et peu stressant
Le scénario 2 rend la journée beaucoup moins stressante et stressante pour Sarah, sans parler de l’expérience de travail plus agréable et engageante pour Joe. L’utilisation d’une application de travail numérique élimine une grande partie de la confusion, de l’agitation et des erreurs potentielles de la gestion quotidienne des employés de première ligne.
Il s’agit d’un guichet unique pour tout ce dont les gestionnaires et les employés ont besoin pour collaborer. C’est un moyen pour la direction de l’entreprise de s’engager directement avec les employés à tous les niveaux. Et c’est un moyen pour les travailleurs de prendre le contrôle de leurs horaires, de leur formation et de leur vie professionnelle en général.
En offrant ces capacités, WorkJam aide les travailleurs à se sentir plus engagés et plus susceptibles de rester à leur emploi. Lisez notre livre blanc « Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique… Et pourquoi en avez-vous besoin ? Comprendre comment une digital workplace peut faire des merveilles pour l’expérience au travail des managers et des employés.