Warum Ihre Convenience Stores einen digitalen Arbeitsplatz brauchen

Ein Convenience-Store funktioniert anders als jedes andere Einzelhandelsformat. Die Filialen sind sechzehn oder vierundzwanzig Stunden geöffnet. Die Schichten werden oft von nur einer oder zwei Personen abgedeckt. Die Fluktuation ist höher als fast überall sonst im Einzelhandel. Und jeder Standort ist gleichzeitig ein Geschäft, ein Gastronomiebetrieb, eine Verkaufsstelle mit Altersbeschränkung und in vielen Fällen eine Tankstelle – jeweils mit eigenen gesetzlichen Auflagen.

Die meisten Convenience-Store-Ketten arbeiten nach wie vor mit einem Flickwerk aus verschiedenen Komponenten: einem Dienstplanungssystem, einem separaten Lernmanagementsystem (LMS), einem Gruppen-SMS-Thread, einem Ordner hinter der Theke und einem Filialleiter, der erst bei seiner nächsten Rundgang von Problemen erfährt. Das funktioniert so lange, bis es nicht mehr funktioniert – und lässt sich nicht auf zweihundert Standorte skalieren.

Hier erfahren Sie, warum Betreiber von Convenience-Stores auf eine digitale Arbeitsumgebung umsteigen und was sich dadurch konkret ändert.

Was versteht man unter einem digitalen Arbeitsplatz für Convenience-Stores?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine einzige mobile App, über die Frontline-Angestellte Mitteilungen erhalten, Schulungen absolvieren, ihren Dienstplan einsehen, Schichten übernehmen und tauschen, zugewiesene Aufgaben ausführen und Nachweise über die Erledigung der Arbeit einreichen können. Für die Zentrale ist es eine zentrale Plattform, um Informationen für bestimmte Standorte oder Funktionen zu veröffentlichen, die Erledigung zu überprüfen und einen Überblick über die Vorgänge im gesamten Netzwerk zu erhalten, ohne auf einen Besuch vor Ort warten zu müssen. Das charakteristische Merkmal ist die Konsolidierung: ein System statt fünf, auf einem Smartphone statt auf einem Backoffice-PC.

1. Die Fluktuation in C-Stores ist die höchste im Einzelhandel, daher kommt es ganz auf die Einarbeitung an

In einem Umfeld, in dem ein erheblicher Teil des Teams innerhalb eines Jahres austauschen kann, ist die Geschwindigkeit, mit der ein neuer Mitarbeiter einsatzfähig wird, eine betriebliche Kennzahl und keine personalbezogene. Wenn die Einarbeitung davon abhängt, dass ein Vorgesetzter eine freie Stunde hat und ein Ordner auf dem neuesten Stand ist, wird sie per Definition uneinheitlich verlaufen.

Die Verlagerung der Schulungen auf das Smartphone verändert die Rahmenbedingungen. Ein neuer Mitarbeiter kann noch vor seiner ersten vollen Schicht auf seinem eigenen Gerät altersspezifische Verkaufsschulungen, Module zur Lebensmittelsicherheit und Grundlagen der Kassierarbeit absolvieren, wobei der Abschluss der Schulung protokolliert wird, anstatt dass man sich darauf verlassen muss, dass er sich daran erinnert. Bestehende SCORM- und xAPI-Kurse können übernommen werden, sodass die Inhaltsbibliothek nicht neu aufgebaut werden muss.

Über denselben Kanal werden dann die kleinen Anpassungen kommuniziert, die verhindern, dass jemand bereits im zweiten Monat kündigt: Was sich am Kaffee-Programm geändert hat, wen man anrufen muss, wenn das Display der Pumpe ausfällt, und wo das neue Einzahlungsverfahren zu finden ist.

2. Wenn nur ein oder zwei Mitarbeiter im Dienst sind, bleibt kein Spielraum für Verwaltungsaufgaben

In einem Großmarkt entsprechen fünfzehn Minuten, die ein Mitarbeiter damit verbringt, nach einer Anleitung zu suchen, fünfzehn Minuten Arbeitszeit aus einem großen Personalbestand. In einem Convenience-Store um 6 Uhr morgens, in dem nur eine Person im Dienst ist, entsprechen dieselben fünfzehn Minuten der Warteschlange an der Kasse.

Aus diesem Grund verursacht die Vielzahl an Tools in diesem Format höhere Kosten als in jedem anderen. Jede zusätzliche Anmeldung, jedes zusätzliche Portal und jedes zusätzliche Papierformular bedeutet einen Aufwand, der direkt von der Zeit abgezogen wird, die für den Kundenkontakt zur Verfügung steht. Die Zusammenführung von Kommunikation, Aufgaben, Schulungen und Terminplanung in einer einzigen App ist kein bloßer Komfort. Es handelt sich um Arbeitszeit, die in jeder Schicht eingespart wird.

Die gleiche Logik gilt auch für Führungskräfte. Eine Führungskraft, die mehrere Standorte leitet und vier Systeme miteinander abgleichen muss, um eine einzige Frage zu beantworten, erfüllt nicht die Aufgabe, für die Sie sie eingestellt haben.

3. Die Einhaltung von Vorschriften in einem C-Store ist kein Einzelfall und auch keine Option

Der Verkauf an Minderjährige, Lebensmittelsicherheit und Temperaturprotokolle, Kontrollen der Tankstellen, Vorgaben des Gesundheitsamtes sowie das lokale Arbeitsrecht fallen allesamt in den Zuständigkeitsbereich desselben kleinen Teams. Ein nicht bestandener Audit bedeutet nicht nur eine Geldstrafe. Im Bereich Tabak und Alkohol kann dies sogar den Verlust der Lizenz zur Folge haben.

Ein digitaler Arbeitsplatz macht die Einhaltung von Vorschriften nachweisbar, anstatt sie nur anzunehmen. Der Abschluss von Schulungen und Wissensüberprüfungen wird für jeden Mitarbeiter protokolliert. Die Erledigung von Aufgaben wird mit einem Zeitstempel und, sofern erforderlich, mit einem Foto versehen. Die Kenntnisnahme einer Richtlinienänderung wird erfasst, anstatt sie aufgrund einer ausgehängten Mitteilung einfach anzunehmen.

Auch hier spielt die Zeitplanung eine wichtige Rolle. Inhalte und Aufgaben können so eingeschränkt werden, dass Mitarbeiter nur während ihrer Schicht und ihrer Arbeitszeit auf die Arbeit zugreifen können; dies schützt vor Klagen wegen Arbeit außerhalb der Arbeitszeit in Rechtsordnungen, in denen ein solches Risiko tatsächlich besteht.

4. Die Zentrale kann anhand eines Wochenberichts keinen Einblick in den 24-Stunden-Betrieb eines Standorts gewinnen

Manuelle Meldungen und Mundpropaganda sind langsam und ungenau. Bis ein Problem den Bezirksleiter erreicht, besteht es in der Regel bereits seit einiger Zeit, und die Version, die ihm übermittelt wird, ist diejenige, die jemand bewusst weitergegeben hat.

Echtzeitdaten zur Erledigung verändern die Handlungsmöglichkeiten der Führungskräfte. Sie können erkennen, welche Standorte das Aktionspaket abgeschlossen haben und welche nicht, wo sich ein neues Verfahren nicht durchsetzt und wo eine Frage wiederholt gestellt wird – was in der Regel darauf hindeutet, dass die Anweisung unklar war und nicht darauf, dass das Team nachlässig gehandelt hat.

Diese Unterscheidung ist wichtiger, als es zunächst den Anschein hat. Wenn an einem Standort eine Aufgabe fehlt, handelt es sich um ein Coaching-Gespräch. Fehlt dieselbe Aufgabe an acht von zwölf Standorten, liegt ein Fehler in der Anleitung vor, und das Coaching aller zwölf Standorte ist reine Zeitverschwendung für alle Beteiligten. Diese Unterscheidung zu treffen, ist Gegenstand des „Best-Store“-Irrtums.

5. Jede zusätzliche App bedeutet einen weiteren Anmeldevorgang, den ein Teilzeitbeschäftigter nicht nutzen wird

Die Einführung ist der Punkt, an dem die meisten innovativen Technologien still und leise in der Versenkung verschwinden. Ein Teilzeitmitarbeiter, der zwei oder drei Schichten pro Woche arbeitet, wird sich nicht fünf Passwörter merken und auch kein Portal aufrufen, an das er erst erinnert werden muss.

Der Praxistest für jedes Frontline-Tool in diesem Format besteht darin, ob jemand, der achtzehn Stunden pro Woche arbeitet, die App von sich aus öffnet, ohne dazu aufgefordert zu werden. Dazu muss die App in der Regel der Ort sein, an dem der eigene Dienstplan gespeichert ist, denn der Dienstplan ist das, was jeder Mitarbeiter überprüft – unabhängig davon, ob er dazu aufgefordert wird oder nicht. Sobald die App aus diesem Grund bereits geöffnet ist, werden Kommunikation, Schulungen und Aufgaben wahrgenommen.

Das ist auch der Grund, warum Konsolidierung der Integration überlegen ist. Fünf integrierte Tools sind für denjenigen, der das Telefon in der Hand hält, immer noch fünf Tools.

Worauf Sie bei der Bewertung einer digitalen Arbeitsumgebung für Convenience-Stores achten sollten

• Funktioniert auf privaten Geräten, ohne dass eine Unternehmens-E-Mail-Adresse erforderlich ist. Die meisten Mitarbeiter von Convenience-Stores verfügen nicht über ein Firmenkonto.
• Auch bei einer schwachen Verbindung nutzbar. Hinterräume, Kühlräume und abgelegene Tankstellen verfügen nicht über eine gute Netzabdeckung.
• Ausrichtung unterhalb der Filialebene. Veröffentlichung für eine Rolle, eine Schicht oder eine Gruppe von Standorten, anstatt an alle zu senden.
• Shift-sensitive Inhaltssteuerelemente. Das Engagement außerhalb der Arbeitszeit ist also eine bewusste Entscheidung und kein Zufall.
• Abschlussbescheinigung. Zeitstempel, fotografische Nachweise und Wissensüberprüfungen – keine einfaches Ankreuzfeld.
• Integration in das WFM-System, das Sie bereits einsetzen. Zeitpläne sollten automatisch übernommen werden, anstatt doppelt gepflegt zu werden.
• Ein Weg für Franchise- und Händlerstandorte, falls Ihr Netzwerk nicht vollständig im Besitz des Unternehmens ist.
• Sicherheitslage des Unternehmens. Angesichts der betroffenen Mitarbeiterdaten ist mindestens SOC 2 Typ 2 erforderlich.

Die Einschränkungen des Formats in einen Vorteil verwandeln

Die Herausforderungen im Bereich der Convenience-Stores sind real und werden nicht verschwinden. Eine dünne Schichtbesetzung, eine hohe Fluktuation und vielschichtige Compliance-Anforderungen sind strukturelle Merkmale dieses Geschäftsformats.

Was sich ändert, ist die Frage, ob diese Einschränkungen von Führungskräften, die manuelle Arbeit verrichten, aufgefangen oder von einem System bewältigt werden. Unternehmen, die diese Prozesse konsolidieren, gewinnen die Zeit ihrer Führungskräfte zurück, erhalten nachweisbare Belege statt bloßer Annahmen hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften und können neue Mitarbeiter innerhalb von Tagen statt Wochen einsatzbereit machen. Das ist kein technologisches Ergebnis. Es handelt sich um ein Ergebnis in Bezug auf Arbeitsaufwand und Risiken, das zufällig durch Technologie erzielt wird.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter einem digitalen Arbeitsplatz für Convenience-Stores?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine einzige mobile App, über die Mitarbeiter von Convenience-Stores Mitteilungen, Schulungen, Dienstpläne, Schichttauschmöglichkeiten und zugewiesene Aufgaben erhalten und über die die Zentrale Informationen für bestimmte Standorte oder Funktionen veröffentlichen sowie überprüfen kann, ob die Arbeiten abgeschlossen wurden. Er ersetzt die Kombination aus einem Dienstplan-Tool, einem Lernmanagementsystem (LMS), Gruppen-Messaging und Checklisten in Papierform.

Warum benötigen Convenience-Stores eine andere Kassensoftware als andere Einzelhändler?

Geringe Personalbesetzung pro Schicht, hohe Fluktuation und vielschichtige Compliance-Verpflichtungen in den Bereichen altersbeschränkter Verkauf, Gastronomie und Kraftstoff. Ein Tool, das für ein Geschäft mit dreißig Mitarbeitern im Verkauf konzipiert wurde, geht von einer zeitlichen Spielraum aus, über den eine Schicht in einem C-Store nicht verfügt.

Inwiefern trägt ein digitaler Arbeitsplatz dazu bei, die Fluktuation zu verringern?

Vor allem in den ersten dreißig Tagen. Eine schnellere und konsequente Einarbeitung sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schneller kompetent werden und sich weniger verloren fühlen, und ein zentraler Ansprechpartner für Fragen und aktuelle Informationen verringert das Gefühl, nicht auf dem Laufenden zu sein – ein Faktor, der häufig zu vorzeitigen Kündigungen führt.

Werden Teilzeitmitarbeiter in Convenience-Stores diese Funktion tatsächlich nutzen?

Die Einführung erfolgt nach Plan. Wenn die App der Ort ist, an dem Mitarbeiter ihre Schichten einsehen, Urlaub beantragen und offene Schichten übernehmen, öffnen sie diese von sich aus, ohne dazu aufgefordert zu werden, und sehen dadurch auch die Mitteilungen und Schulungen. Handelt es sich hingegen um ein separates Portal, das sie besuchen sollen, werden die meisten dies nicht tun.

Inwiefern trägt dies zur Einhaltung der Vorschriften in Convenience-Stores bei?

Indem Daten erfasst statt angenommen werden. Die Ergebnisse von Schulungsabschlüssen und Wissensüberprüfungen werden pro Mitarbeiter protokolliert, die Erledigung von Aufgaben wird mit Zeitstempeln versehen und bei Bedarf durch Fotos belegt, die Bestätigung der Richtlinienerkenntnisse wird individuell erfasst, und der Zugriff auf Inhalte kann auf die Dienstzeiten beschränkt werden, um die Arbeitsbelastung außerhalb der Dienstzeiten zu begrenzen.

Der nächste Schritt

Betreiber von Convenience-Stores benötigen keine fünf verschiedenen Tools und keine Pinnwand. Sie benötigen einen einzigen Ort, den ihre Teams bereits nutzen, der die Kommunikation, Schulungen, Aufgaben und Dienstpläne bereitstellt, die das Format erfordert, und der am Ende einen Nachweis liefert.

Fordern Sie eine WorkJam-Demo an, um zu erfahren, wie das System in einem Convenience-Store-Netzwerk funktioniert, oder lesen Sie, wie die Kommunikation an der Front bei der Umsetzung ins Stocken gerät, wenn die einzelnen Schritte in getrennten Systemen ablaufen.