Los gerentes de servicio de alimentos conocen el dolor de coordinar los horarios de trabajo del personal del restaurante. Los empleados se reportan enfermos o renuncian sin ceremonias, las necesidades de personal cambian inesperadamente, la gente quiere cambiar de turno. Sin un sistema eficaz de gestión de turnos, los horarios que cambian constantemente pueden causar dolores de cabeza diarios.
Complejidades de programación
Imaginemos a Joe, gerente de una sucursal de una pequeña cadena de restaurantes, que configura los horarios de sus empleados utilizando una herramienta de calendario básica que controla de forma centralizada. Proporciona a los trabajadores sus horarios semanales a través de hojas de cálculo al comienzo de cada semana y luego cruza los dedos para que no haya demasiados cambios con los que tenga que lidiar.
Una semana, no tiene tanta suerte. El lunes por la noche, un cliente reserva la mitad del restaurante para una fiesta el martes por la noche. Joe envía un mensaje de texto a tres de los siete meseros que estaban programados para trabajar en el turno de la cena el martes, diciéndoles que no serán necesarios ese día después de todo.
Los empleados a los que envía mensajes de texto responden profesionalmente, pero puede sentir la agitación en sus mensajes. Una de ellas, una madre soltera, le pide que lo reconsidere: ya tiene el cuidado de los niños programado para dar cuenta del turno y no puede cancelarlo sin una multa. Otro responde con una pregunta sobre si puede tomar un turno adicional más adelante en la semana.
Puede decir que los empleados han estado reorganizando sus horarios cuando comienza a recibir mensajes solicitando cambios de turno. El único cambio que hizo tiene efectos en cascada, y está inundado de mensajes de texto y llamadas telefónicas de ida y vuelta de varios empleados.
Lamenta tener que hacer cambios con tan poca antelación, y le molesta lo difícil que es hacerlo a nivel logístico, pero ¿qué puede hacer? No tiene acceso a los horarios en las otras ubicaciones del restaurante, que cada gerente maneja por separado, por lo que no sabe si hay turnos en otros lugares que sus empleados podrían recoger. No tiene la capacidad de permitir que los trabajadores intercambien sus turnos o administren sus horarios sin consultarlo, por lo que se encuentra en medio de una compleja red de demandas de programación.
Una solución optimizada
Ahora imaginemos que Joe usa un software de lugar de trabajo digital para administrar los horarios de sus empleados y colaborar con ellos para realizar cambios.
El lunes por la noche, cuando se entera de sus cambios de personal para el día siguiente, envía un mensaje grupal a través de la aplicación del lugar de trabajo a todos sus empleados en el turno de la cena del martes en busca de voluntarios para abandonar el turno. Sabe que sus trabajadores tienen opciones dentro del software para ver si esto funcionará para ellos, por lo que no anticipa una gran cantidad de mensajes con preguntas y solicitudes de turnos alternativos.
Los empleados que reciben la solicitud buscan ver si hay otros turnos abiertos en la semana que pueden recoger para reemplazar los ingresos. Un empleado encuentra uno, se inserta y envía un mensaje al grupo diciéndole que puede abandonar el martes por la noche. Dado que el software permite a los empleados de todas las ubicaciones de la cadena tomar turnos en cualquier lugar, otros dos empleados descubren que hay vacantes para el turno de cena del martes en otras ubicaciones. Solicitan esos turnos a través del lugar de trabajo y envían un mensaje al grupo de que también pueden abandonar.
El trabajo de Joe de reducir a cuatro empleados para la cena del martes se ha realizado rápidamente y con poca participación de su parte. No solo eso, sino que los empleados que abandonaron han encontrado formas de recuperar el trabajo esa semana, y varios otros turnos abiertos en su y otras ubicaciones ahora están ocupados. Todo esto se hace con solo unos pocos mensajes dentro del sistema, no hay un solo mensaje de texto frenético o una llamada telefónica molesta de empleados estafados.
Joe envía mensajes a su equipo a través de la aplicación, agradeciéndoles su flexibilidad. Luego graba un breve video de capacitación para los meseros que asistirán a la fiesta la noche siguiente, recordándoles las políticas y procedimientos de la compañía para atender a grupos grandes y eventos especiales. Los empleados reciben una solicitud para ver el video de dos minutos antes de que comience su turno la noche siguiente, y Joe recibe una confirmación cuando cada uno lo hace.
Ahora, no solo los horarios de sus empleados están configurados para la satisfacción de todos, sino que confía en que los empleados que se presentan la noche siguiente saben lo que deben hacer.
WorkJam ayuda a los gerentes de restaurantes a hacer todo esto y más. Lea nuestro informe técnico, Un día en la vida de un empleado comprometido con el servicio de alimentos , para comprender cómo un lugar de trabajo digital puede transformar la experiencia de trabajo de los gerentes y empleados en el servicio de alimentos.