Cómo ampliar tu sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM) a la primera línea

Ampliar un sistema de gestión de la fuerza laboral (WFM) a la primera línea significa ofrecer a los empleados por horas una forma móvil de seguir el horario que genera el WFM, y vincular cada turno con las tareas, la formación y los mensajes que lo acompañan. El WFM se encarga de prever la demanda, generar horarios, aplicar las normas laborales y llevar el registro de horas y nóminas. WorkJam funciona sobre los sistemas WFM de UKG, ADP, Blue Yonder y Legion, y gestiona todo lo relacionado con los empleados: consultar el horario, intercambiar y aceptar turnos, fichar y saber en qué consiste cada turno.

La mayoría de las empresas llevan años perfeccionando su gestión de la fuerza de trabajo (WFM), y las previsiones y los horarios suelen ser sólidos. Lo que falla es todo lo que pasa después de que se publique el horario. A un empleado no le viene bien trabajar el sábado, un turno queda sin cubrir porque nadie se ha enterado, y a un nuevo empleado le asignan un puesto para el que aún no ha recibido formación. Esa diferencia entre el horario publicado y el turno que realmente se cubre es la última etapa de la gestión de la fuerza de trabajo (WFM).

Lo que se mantiene en tu WFM y lo que aporta WorkJam

WorkJam no hace previsiones de demanda, ni genera horarios, ni calcula los salarios. El WFM sigue siendo el sistema de referencia. WorkJam lee de ahí el horario y los datos de los empleados, y envía de vuelta las acciones de los empleados.

¿Por qué el WFM por sí solo no llega al personal de primera línea?

Las plataformas de gestión de la fuerza laboral (WFM) se crearon para quienes se encargan de planificar el personal, como los planificadores de personal, los equipos de nóminas y los gerentes de tienda que preparan el horario de la semana que viene. La mayoría incluye ahora una app para empleados con la que pueden ver sus turnos y solicitar días libres. El resto de lo que implica el turno de un empleado está en otros sitios: la lista de tareas, el módulo de formación, los anuncios de la tienda. Al final, el empleado tiene una app para cuando trabaja y varias más para lo que hace mientras trabaja, y el uso de todas ellas se ve afectado.

Algunos operadores reaccionan pensando en cambiar el sistema de gestión de personal (WFM). Normalmente, esa es una solución cara para un problema equivocado. El motor de previsión y planificación rara vez es el que falla. Lo que falla es la experiencia de los empleados con el sistema, y eso se puede solucionar sin necesidad de cambiar de sistema.

Cómo comparten datos WorkJam y tu sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM)

WorkJam importa la jerarquía de la organización, las ubicaciones, los empleados y los horarios desde el sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM). Cuando un empleado cambia un turno, se hace cargo de un turno libre o ficha al llegar, WorkJam transmite esa acción al WFM a través de su API, para que las reglas y el control de horarios del WFM sigan siendo los que dan la nota.

Los resultados de la formación pueden seguir el mismo proceso. Cuando un empleado aprueba una evaluación de certificación en WorkJam, WorkJam puede enviar un nuevo código de puesto al WFM y añadirlo al expediente del empleado, lo que le permite optar a los turnos que lo requieran.

El intercambio de turnos y el mercado abierto de turnos

Los cambios de turno son donde se pierde la mayor parte del valor de un buen horario. Incluso un horario con toda la plantilla completa incluye a gente que no puede cubrir su turno, y si no hay una forma de solucionarlo desde el móvil, el jefe se pasa toda la semana al teléfono.

WorkJam te ofrece cinco formas de cambiar un turno, como intercambiarlo directamente con un compañero, liberarlo al grupo de turnos disponibles u ofrecerlo a compañeros concretos, todo ello dentro de las normas que establezca el responsable. En la sección «Cómo funciona el intercambio de turnos» se explican todos los métodos y cuándo usarlos. En Ulta Beauty, los empleados realizan más de 500 intercambios de turnos digitales a la semana, y las faltas de asistencia se han reducido un 16 %.

El mercado de turnos disponibles agrupa la oferta de personal por puestos, ubicaciones y marcas, y muestra cada turno disponible solo a los empleados que cumplen los requisitos para cubrirlo. Una cadena internacional de ropa que gestiona tres marcas, a menudo en el mismo centro comercial, solía contratar a cada empleado para una marca y una tienda concretas. Ahora que se ha activado el mercado de turnos, los empleados pueden elegir turnos en tiendas cercanas y en marcas asociadas. La cadena necesita menos personal para cubrir sus establecimientos y los empleados consiguen más horas de las que quieren.

Relacionar cada turno con sus tareas y la formación correspondiente

Un horario le dice a un empleado cuándo tiene que trabajar. No dice nada sobre en qué consiste el turno ni si está cualificado para él, y esa información suele estar en otros sistemas.

Imagina a un empleado de supermercado que repone estanterías y quiere más horas. Hace el curso de preparación de pedidos para recogida en la acera en WorkJam y aprueba la evaluación. WorkJam envía el nuevo código de puesto al sistema de gestión de personal (WFM), y empiezan a aparecerle turnos del grupo de preparación de pedidos. Cuando elige uno, las tareas de ese turno aparecen en su agenda, porque WorkJam puede asignar tareas a un turno y mantenerlas vinculadas a él mediante un intercambio. Si tiene alguna duda a mitad del turno, puede preguntárselo a los demás preparadores en un chat de equipo. El responsable no ha tenido que organizar nada de esto manualmente.

Si utilizas UKG Pro WFM

WorkJam aparece en el UKG Marketplace y se integra con UKG Pro WFM, que sigue siendo el sistema oficial. Una cadena minorista que se pasó a Pro WFM utilizó WorkJam durante la transición para enviar formación y tareas a los jefes de tienda, y luego mantuvo ambos sistemas en funcionamiento: los empleados trabajan en WorkJam y las tareas siguen vinculadas a los turnos correspondientes, incluso cuando los trabajadores se intercambian los turnos. Para entornos de Kronos, consulta WorkJam y Kronos.

Cómo se ven los resultados

Según un estudio de «Total Economic Impact» de Forrester encargado por WorkJam, los clientes obtuvieron de media un retorno de la inversión del 410 % y recuperaron su inversión inicial en menos de seis meses. Los responsables ahorraron dos horas a la semana gracias a las mejoras en la planificación de horarios.

Preguntas frecuentes

¿En qué consiste la «última milla» de la gestión de la fuerza laboral?

Es la diferencia entre el horario que publica un sistema de gestión de personal (WFM) y el turno que realmente se trabaja. Abarca todo lo que hacen los empleados con el horario: consultarlo, modificarlo, fichar y saber en qué consiste el turno.

¿WorkJam sustituye a un sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM) como UKG Pro WFM?

No. El WFM se encarga de las previsiones, la generación de horarios, las normas laborales y el registro de horas. WorkJam se ejecuta sobre él y ofrece a los empleados una forma móvil de gestionar el horario, y cada acción se transmite al WFM.

¿WorkJam hace previsiones de demanda o genera horarios?

No. La previsión de la demanda y la elaboración de horarios se siguen haciendo en el WFM. WorkJam lee el horario publicado y se encarga de lo que los empleados y los responsables hacen con él a partir de ahí, incluyendo los cambios de turno, los turnos vacantes, el control de horarios y asistencia, y las tareas y la formación asociadas a cada turno.

¿Con qué sistemas de gestión de la fuerza de trabajo (WFM) se integra WorkJam?

WorkJam se integra con los sistemas de gestión de la fuerza de trabajo (WFM) de UKG, como UKG Pro WFM, así como con los de ADP, Blue Yonder y Legion.

¿Qué pasa en el WFM cuando un empleado cambia un turno en WorkJam?

El intercambio se realiza según las reglas que ha establecido el responsable, y WorkJam transmite el cambio al WFM a través de su API. El horario y el registro de horas del WFM se actualizan para que coincidan.

¿WorkJam gestiona el control horario y la asistencia?

Los empleados pueden fichar la entrada y la salida desde la app de WorkJam con geolocalización y certificaciones, y las correcciones de las hojas de asistencia se tramitan a través de flujos de trabajo de aprobación. El registro de asistencia y la exportación de nóminas se guardan en el WFM.

Solicita una demostración para ver cómo funciona WorkJam con el sistema de gestión de la fuerza de trabajo (WFM) que ya utilizas.