So erweitern Sie Ihr WFM-System auf die Mitarbeiter an vorderster Front
Die Ausweitung eines Workforce Management-Systems (WFM) auf die Mitarbeiter an vorderster Front bedeutet, dass Mitarbeiter im Stundenlohn eine mobile Möglichkeit erhalten, den vom WFM erstellten Dienstplan umzusetzen, und dass jede Schicht mit den dazugehörigen Aufgaben, Schulungen und Mitteilungen verknüpft wird. Das WFM-System übernimmt weiterhin die Bedarfsprognose, die Erstellung von Dienstplänen, die Anwendung von Arbeitsvorschriften sowie die Erfassung von Arbeitszeiten und Vergütungen. WorkJam läuft auf WFM-Systemen von UKG, ADP, Blue Yonder und Legion und kümmert sich um die Mitarbeiter: Sie können den Dienstplan einsehen, Schichten tauschen oder übernehmen, sich einstempeln und erfahren, was jede Schicht beinhaltet.
Die meisten Arbeitgeber in großen Unternehmen haben Jahre damit verbracht, ihr WFM-System zu optimieren, und die Prognosen sowie Dienstpläne sind in der Regel fundiert. Probleme treten jedoch erst auf, nachdem der Dienstplan veröffentlicht wurde. Ein Mitarbeiter kann am Samstag nicht erscheinen, eine offene Schicht bleibt unbesetzt, weil niemand davon erfahren hat, und ein neuer Mitarbeiter wird für eine Aufgabe eingeplant, für die er noch nicht geschult wurde. Diese Lücke zwischen dem veröffentlichten Dienstplan und der tatsächlich geleisteten Schicht ist die letzte Etappe des WFM.
Was in Ihrem WFM verbleibt und was WorkJam zusätzlich bietet
| Ihr WFM-System | WorkJam |
|---|---|
| Bedarfsplanung | Mobiler Zugriff auf den veröffentlichten Fahrplan |
| Erstellung und Optimierung von Dienstplänen | Verfügbarkeit und Urlaubsanträge |
| Arbeitsregelungen und Budgets | Schichttausch, Abgabe und Übernahme von Schichten im Rahmen der vom Vorgesetzten festgelegten Regeln |
| Mitarbeiterdaten und Stellenbezeichnungen | Ein offener Marktplatz für Schichtstellen über Standorte, Funktionen und Marken hinweg |
| Der Export von Zeiterfassungsdaten und Gehaltsabrechnungen | Mobile An- und Abmeldung mit Geofencing, Bestätigungen und Workflows zur Korrektur von Stundennachweisen |
| Schichten zugewiesene Aufgaben, Schulungen, die die Berechtigung für eine Schicht freischalten, sowie auf bestimmte Schichten zugeschnittene Nachrichten |
WorkJam erstellt keine Nachfrageprognosen, erstellt keine Dienstpläne und berechnet keine Löhne. Das WFM bleibt das maßgebliche System. WorkJam liest die Dienstpläne und Mitarbeiterdaten daraus aus und sendet die von den Mitarbeitern durchgeführten Aktionen zurück.
Warum das WFM allein nicht bis an die Front gelangt
Workforce Management-Plattformen wurden für diejenigen entwickelt, die den Personaleinsatz planen, beispielsweise Personalplaner, Lohnbuchhaltungsteams und Filialleiter, die den Dienstplan für die kommende Woche erstellen. Die meisten verfügen mittlerweile über eine Mitarbeiter-App, mit der Schichten eingesehen und Urlaub beantragt werden können. Der übrige Teil der Schicht eines Mitarbeiters wird jedoch an anderer Stelle verwaltet: die Aufgabenliste, das Schulungsmodul, die Filialankündigungen. Der Mitarbeiter nutzt somit eine App für seine Arbeitszeiten und mehrere weitere für die Aufgaben, die er während der Arbeit erledigt, was die Akzeptanz aller Anwendungen beeinträchtigt.
Einige Betreiber reagieren darauf mit der Überlegung, das WFM-System zu ersetzen. Dies ist in der Regel eine kostspielige Lösung für das falsche Problem. Selten ist die Prognose- und Planungs-Engine selbst das Problem. Vielmehr liegt es an der Benutzererfahrung der Mitarbeiter im Zusammenhang damit, und diese lässt sich auch ohne eine Migration beheben.
Wie WorkJam und Ihr WFM-System Daten austauschen
WorkJam übernimmt die Organisationshierarchie, Standorte, Mitarbeiter und Dienstpläne aus dem WFM. Wenn ein Mitarbeiter eine Schicht tauscht, eine freie Schicht übernimmt oder sich einstempelt, leitet WorkJam diese Aktion über seine API an das WFM weiter, sodass die Regeln und die Zeiterfassung des WFM weiterhin maßgeblich bleiben.
Ähnlich verhält es sich mit den Schulungsergebnissen. Wenn ein Mitarbeiter eine Zertifizierungsprüfung in WorkJam besteht, kann WorkJam einen neuen Jobcode an das WFM-System senden und diesen dem Mitarbeiterdatensatz hinzufügen, wodurch der Mitarbeiter für die Schichten qualifiziert wird, für die dieser Code erforderlich ist.
Schichttausch und der offene Schichtmarktplatz
Bei Schichtwechseln geht der größte Teil des Nutzens eines gut durchdachten Dienstplans verloren. Selbst in einem Dienstplan mit vollständiger Personalbesetzung gibt es Mitarbeiter, die ihre Schicht nicht antreten können, und ohne eine mobile Möglichkeit, dies zu beheben, verbringt der Vorgesetzte die Woche am Telefon.
WorkJam unterstützt fünf Möglichkeiten, eine Schicht zu ändern, darunter den direkten Tausch mit einem Teamkollegen, die Freigabe einer Schicht für den offenen Pool sowie das Anbieten der Schicht an bestimmte Kollegen – alles im Rahmen der vom Vorgesetzten festgelegten Regeln. Unter „Schichttausch erklärt“ werden die einzelnen Methoden sowie deren Anwendungsfälle beschrieben. Bei Ulta Beauty nehmen die Mitarbeiter wöchentlich mehr als 500 digitale Schichttauschvorgänge vor, und die Verstöße gegen die Anwesenheitspflicht gingen um 16 % zurück.
Der Marktplatz für offene Schichten bündelt Arbeitskräfte über verschiedene Positionen, Standorte und Marken hinweg und zeigt jede offene Schicht nur den Mitarbeitern an, die für deren Besetzung qualifiziert sind. Ein global tätiger Bekleidungshändler, der drei Marken betreibt – häufig im selben Einkaufszentrum –, stellte seine Mitarbeiter bisher jeweils für eine Marke und eine Filiale ein. Seit der Aktivierung des Marktplatzes können die Mitarbeiter Schichten in nahegelegenen Filialen und bei Schwestermarken übernehmen. Der Händler benötigt weniger Personal, um seine Standorte zu besetzen, und die Mitarbeiter erhalten mehr Arbeitsstunden, die ihren Wünschen entsprechen.
Jede Schicht mit ihren Aufgaben und Schulungen verknüpfen
Ein Dienstplan gibt einem Mitarbeiter Auskunft darüber, wann er arbeiten soll. Er enthält jedoch keine Angaben dazu, was die Schicht beinhaltet oder ob der Mitarbeiter dafür qualifiziert ist; diese Informationen sind in der Regel in anderen Systemen gespeichert.
Nehmen wir den Fall eines Mitarbeiters im Lebensmitteleinzelhandel, der Regale auffüllt und mehr Arbeitsstunden wünscht. Er absolviert den Kurs zur Kommissionierung von Bestellungen für die Abholung vor dem Geschäft in WorkJam und besteht die dazugehörige Prüfung. WorkJam übermittelt den neuen Jobcode an das WFM, woraufhin ihm Schichten aus dem Kommissionierungspool angeboten werden. Wenn er eine dieser Schichten annimmt, erscheinen die Aufgaben für diese Schicht in seinem Tagesplan, da WorkJam einer Schicht Aufgaben zuweisen und diese durch einen Austausch mit der Schicht verknüpft halten kann. Sollte er während der Schicht eine Frage haben, kann er die anderen Kommissionierer in einem Team-Chat befragen. Der Vorgesetzte musste nichts davon manuell organisieren.
Falls Sie UKG Pro WFM einsetzen
WorkJam ist im UKG Marketplace gelistet und lässt sich in UKG Pro WFM integrieren, das weiterhin als Hauptsystem dient. Ein Einzelhändler, der auf Pro WFM umstieg, nutzte WorkJam während der Umstellungsphase, um Schulungen und Aufgaben an die Filialleiter zu übermitteln, und behielt anschließend beide Systeme bei: Die Mitarbeiter arbeiten in WorkJam, und die Aufgaben bleiben den entsprechenden Schichten zugeordnet, selbst wenn die Mitarbeiter diese untereinander tauschen. Informationen zu Kronos-Umgebungen finden Sie unter „WorkJam und Kronos“.
Wie die Ergebnisse aussehen
In einer von WorkJam in Auftrag gegebenen „Total Economic Impact“-Studie von Forrester erzielten die Kunden im Durchschnitt eine Kapitalrendite von 410 % und hatten ihre Anfangsinvestition in weniger als sechs Monaten amortisiert. Führungskräfte sparten durch Verbesserungen bei der Dienstplanerstellung zwei Stunden pro Woche ein.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die „letzte Meile“ des Workforce Managements?
Es handelt sich um die Diskrepanz zwischen dem von einem WFM-System veröffentlichten Dienstplan und der tatsächlich geleisteten Schicht. Dies umfasst alle Aktivitäten der Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Dienstplan: das Einsehen, das Ändern, das Einstempeln sowie die Kenntnis der mit der Schicht verbundenen Aufgaben.
Ersetzt WorkJam ein WFM-System wie UKG Pro WFM?
Nein. Das WFM-System übernimmt die Prognosen, die Dienstplanerstellung, die Personalvorschriften und die Zeiterfassung. WorkJam läuft darauf auf und bietet den Mitarbeitern eine mobile Möglichkeit, auf den Dienstplan zu reagieren, wobei jede Aktion an das WFM-System zurückgemeldet wird.
Bietet WorkJam Funktionen zur Bedarfsprognose oder zur Terminplanung an?
Nein. Die Bedarfsprognose und die Dienstplanerstellung erfolgen weiterhin im WFM. WorkJam liest den veröffentlichten Dienstplan ein und verwaltet, wie Mitarbeiter und Führungskräfte anschließend damit umgehen, einschließlich Tauschvorgängen, offener Schichten, Zeiterfassung sowie der mit jeder Schicht verbundenen Aufgaben und Schulungen.
Mit welchen WFM-Systemen lässt sich WorkJam integrieren?
WorkJam lässt sich in WFM-Systeme von UKG, darunter UKG Pro WFM, sowie von ADP, Blue Yonder und Legion integrieren.
Was geschieht im WFM, wenn ein Mitarbeiter in WorkJam eine Schicht tauscht?
Der Tausch erfolgt gemäß den vom Manager festgelegten Regeln, und WorkJam leitet die Änderung über seine API an das WFM weiter. Der Dienstplan und die Zeiterfassungsdaten des WFM werden entsprechend aktualisiert.
Unterstützt WorkJam die Zeiterfassung?
Mitarbeiter können über die WorkJam-App mithilfe von Geofencing und Bestätigungen ein- und ausstempeln, und Korrekturen an den Arbeitszeitnachweisen durchlaufen Genehmigungsworkflows. Die Arbeitszeitaufzeichnungen und der Export der Gehaltsabrechnung verbleiben im WFM.
Fordern Sie eine Demo an, um zu erfahren, wie WorkJam mit dem WFM-System zusammenarbeitet, das Sie bereits einsetzen.
Über den Autor:
Josh Goldberg
Produktmarketing-Manager
Josh Goldberg ist als Produktmarketing-Manager bei WorkJam für die Entwicklung von Anwendungsfällen, die Erstellung von Fallstudien sowie die Erforschung von Kommunikationstechnologien für den Frontline-Bereich in Zusammenarbeit mit Analystenhäusern wie Gartner und Forrester verantwortlich. Darüber hinaus verfügt er über zwei Jahrzehnte Erfahrung im Verfassen von Inhalten für B2C- und B2B-Zielgruppen in den Bereichen Einzelhandel, Technologie, Fertigung, professionelle Dienstleistungen, Gastgewerbe und Veranstaltungen.
