Comment étendre votre système de gestion des effectifs (WFM) aux équipes de terrain

Étendre un système de gestion des effectifs (WFM) au personnel de première ligne revient à offrir aux salariés rémunérés à l’heure un moyen mobile de se conformer au planning établi par le WFM, et à relier chaque service aux tâches, formations et messages qui s’y rapportent. Le système WFM continue à prévoir la demande, à générer des plannings, à appliquer les règles de gestion du personnel et à tenir à jour les registres de temps de travail et de paie. WorkJam s’intègre aux systèmes WFM d’UKG, d’ADP, de Blue Yonder et de Legion, et gère les aspects liés aux employés : consultation du planning, échange et prise de quarts de travail, pointage et information sur le contenu de chaque quart de travail.

La plupart des entreprises ont passé des années à affiner leur gestion des effectifs (WFM), et les prévisions ainsi que les plannings sont généralement fiables. C’est tout ce qui se passe après la publication du planning qui pose problème. Un collaborateur ne peut pas venir travailler le samedi, un poste vacant reste inoccupé parce que personne n’en a eu connaissance, et un nouvel employé est affecté à un poste pour lequel il n’a pas encore été formé. Cet écart entre le planning publié et les horaires effectivement travaillés constitue la dernière étape de la gestion des effectifs.

Ce qui reste dans votre solution de gestion des effectifs (WFM) et ce qu’apporte WorkJam

WorkJam ne réalise pas de prévisions de demande, ne génère pas de plannings et ne calcule pas les rémunérations. Le système WFM reste le système de référence. WorkJam y extrait les données relatives aux plannings et aux salariés, puis y renvoie les actions des salariés.

Pourquoi la gestion des effectifs (WFM) ne suffit pas à elle seule à atteindre le personnel de première ligne

Les plateformes de gestion des effectifs (WFM) ont été conçues pour les personnes chargées de la planification des effectifs, telles que les responsables de la planification des effectifs, les équipes de paie et les responsables de magasin qui établissent le planning de la semaine suivante. La plupart intègrent désormais une application destinée aux collaborateurs, leur permettant de consulter leurs plannings et de demander des congés. Le reste des informations relatives au planning d’un collaborateur se trouve ailleurs : la liste des tâches, le module de formation, les annonces du magasin. Le collaborateur se retrouve ainsi avec une application pour connaître ses horaires de travail et plusieurs autres pour les tâches qu’il doit accomplir pendant son service, ce qui nuit à l’adoption de l’ensemble de ces outils.

Certains opérateurs réagissent en envisageant de remplacer le logiciel de gestion des effectifs (WFM). Il s’agit généralement d’une solution coûteuse qui ne répond pas au véritable problème. C’est rarement le moteur de prévision et de planification qui pose problème. C’est plutôt l’expérience des employés qui s’y rapporte, et cela peut être corrigé sans avoir à changer de système.

Comment WorkJam et votre solution de gestion des effectifs (WFM) partagent leurs données

WorkJam importe la hiérarchie de l’entreprise, les sites, les salariés et les plannings depuis le logiciel de gestion des effectifs (WFM). Lorsqu’un salarié échange un service, prend un service vacant ou pointe à son arrivée, WorkJam transmet cette action au WFM via son API, afin que les règles et la gestion des temps du WFM restent faisant autorité.

Les résultats de formation peuvent suivre le même processus. Lorsqu’un salarié réussit une évaluation de certification dans WorkJam, WorkJam peut envoyer un nouveau code de poste au WFM et l’associer au dossier du salarié, ce qui le rend éligible aux services qui l’exigent.

Les échanges de services et la plateforme d’échange de services

C’est au moment des changements d’équipe que la majeure partie de la valeur d’un bon planning se perd. Même un planning où tous les postes sont pourvus comporte des personnes qui ne peuvent pas assurer leur service, et sans solution mobile pour y remédier, le responsable passe la semaine au téléphone.

WorkJam propose cinq façons de modifier un horaire de travail, notamment l’échange direct avec un collègue, la mise à disposition d’un horaire dans un pool commun et la proposition à des collègues spécifiques, le tout dans le respect des règles définies par le responsable. La rubrique « Explication des échanges d’horaires » présente chaque méthode et indique quand l’utiliser. Chez Ulta Beauty, les collaborateurs effectuent plus de 500 échanges de poste en ligne par semaine, et les absences non justifiées ont diminué de 16 %.

La plateforme de gestion des horaires disponibles regroupe l’offre de main-d’œuvre tous postes, sites et marques confondus, et ne propose chaque créneau disponible qu’aux employés qualifiés pour l’occuper. Un détaillant mondial de prêt-à-porter gérant trois marques, souvent au sein d’un même centre commercial, avait pour habitude de recruter chaque collaborateur pour une marque et un magasin spécifiques. Depuis la mise en place de cette plateforme, les collaborateurs peuvent choisir des horaires dans les magasins voisins et chez les marques sœurs. Le détaillant a ainsi besoin de moins de personnel pour assurer la couverture de ses points de vente, et les collaborateurs obtiennent davantage d’heures correspondant à leurs souhaits.

Mettre en relation chaque équipe de travail avec ses missions et sa formation

Un planning indique à un collaborateur quand il doit travailler. Il ne précise pas en quoi consiste le service ni si le collaborateur est qualifié pour l’assurer ; ces informations se trouvent généralement dans d’autres systèmes.

Prenons l’exemple d’un employé de supermarché chargé de réapprovisionner les rayons et qui souhaite augmenter ses heures de travail. Il suit la formation sur la préparation des commandes en bordure de trottoir dans WorkJam et réussit l’évaluation correspondante. WorkJam transmet le nouveau code de poste au logiciel de gestion des effectifs (WFM), et des plannings issus du pool de préparation des commandes commencent à s’afficher pour lui. Lorsqu’il en sélectionne une, les tâches correspondant à ce service s’affichent dans son planning quotidien, car WorkJam peut attribuer des tâches à un service et les y maintenir même en cas d’échange de poste. S’il a une question en cours de service, il peut la poser aux autres préparateurs dans un chat d’équipe. Le responsable n’a pas eu à organiser quoi que ce soit manuellement.

Si vous utilisez UKG Pro WFM

WorkJam est référencé sur la plateforme UKG Marketplace et s’intègre à UKG Pro WFM, qui reste le système de référence. Un détaillant ayant migré vers Pro WFM a utilisé WorkJam pendant la phase de transition pour transmettre les formations et les tâches aux responsables de magasin, puis a conservé les deux systèmes : les employés travaillent dans WorkJam, et les tâches restent associées aux plannings correspondants même lorsque les collaborateurs s’échangent leurs horaires. Pour les environnements Kronos, consultez la rubrique « WorkJam et Kronos ».

À quoi ressemblent les résultats ?

Selon une étude « Total Economic Impact » réalisée par Forrester à la demande de WorkJam, les clients ont enregistré un retour sur investissement moyen de 410 % et ont amorti leur investissement initial en moins de six mois. Les responsables ont gagné deux heures par semaine grâce à l’optimisation des plannings.

Foire aux questions

En quoi consiste la « dernière étape » de la Gestion des effectifs ?

Il s’agit de l’écart entre l’horaire publié par un système de gestion des effectifs (WFM) et le service effectivement effectué. Cela englobe toutes les actions que les employés effectuent en rapport avec l’horaire : le consulter, le modifier, pointer et prendre connaissance du contenu du service.

WorkJam remplace-t-il un système de gestion des effectifs (WFM) tel que UKG Pro WFM ?

Non. Le module WFM gère les prévisions, la création des plannings, les règles de gestion du personnel et l’enregistrement des heures de travail. WorkJam s’appuie sur ce module et offre aux employés un moyen mobile de modifier le planning, chaque action étant transmise au module WFM.

WorkJam permet-il de réaliser des prévisions de demande ou de générer des plannings ?

Non. La prévision de la demande et la création des plannings restent du ressort du module WFM. WorkJam récupère le planning publié et gère la manière dont les employés et les responsables l’utilisent par la suite, notamment les échanges de postes, les postes vacants, la gestion des heures et des présences, ainsi que les tâches et les formations associées à chaque poste.

Avec quels systèmes de gestion des effectifs (WFM) WorkJam s’intègre-t-il ?

WorkJam s’intègre aux systèmes de gestion des effectifs (WFM) d’UKG, notamment UKG Pro WFM, ainsi qu’à ceux d’ADP, de Blue Yonder et de Legion.

Que se passe-t-il dans le WFM lorsqu’un salarié échange un service dans WorkJam ?

L’échange s’effectue conformément aux règles définies par le responsable, et WorkJam transmet la modification au WFM via son API. Le planning et les relevés de temps du WFM sont mis à jour en conséquence.

WorkJam permet-il de gérer les heures de travail et la présence ?

Les salariés peuvent pointer leur arrivée et leur départ depuis l’application WorkJam grâce au géorepérage et aux attestations, et les corrections apportées aux fiches de présence sont soumises à des processus de validation. Le registre des heures et l’exportation des données de paie sont conservés dans le système WFM.

Demandez une démonstration pour découvrir comment WorkJam s’intègre au système de gestion des effectifs (WFM) que vous utilisez déjà.