Les gestionnaires de services alimentaires connaissent la difficulté de coordonner les horaires de travail du personnel des restaurants. Les employés se déclarent malades ou démissionnent sans cérémonie, les besoins en personnel changent de manière inattendue, les gens veulent échanger des quarts de travail. En l’absence d’un système efficace de gestion des quarts de travail, les horaires en constante évolution peuvent causer des maux de tête quotidiens.
Complexités de la planification
Imaginons Joe, gérant d’une succursale d’une petite chaîne de restaurants, qui établit les horaires de ses employés à l’aide d’un outil de calendrier de base qu’il contrôle de manière centralisée. Il fournit aux travailleurs leurs horaires hebdomadaires via des feuilles de calcul au début de chaque semaine, puis croise les doigts pour qu’il n’y ait pas trop de changements à gérer.
Une semaine, il n’a pas cette chance. Le lundi soir, un client réserve la moitié du restaurant pour une fête le mardi soir. Joe envoie un texto à trois des sept serveurs qui devaient travailler pour le dîner mardi, leur disant qu’ils ne seront finalement pas nécessaires ce jour-là.
Les employés à qui il envoie des SMS répondent de manière professionnelle, mais il peut sentir l’agitation dans leurs messages. L’une d’elles, une mère célibataire, lui demande de reconsidérer sa décision – elle a déjà prévu une garde d’enfants pour tenir compte du quart de travail et ne peut pas l’annuler sans pénalité. Une autre répond en lui demandant si elle peut prendre un quart de travail supplémentaire plus tard dans la semaine.
Il peut dire que les employés ont réorganisé leurs horaires lorsqu’il commence à recevoir des messages demandant des échanges de postes. Le seul changement qu’il a apporté a des effets en cascade, et il est inondé de SMS et d’appels téléphoniques d’un certain nombre d’employés.
Il regrette d’avoir à faire des changements dans un délai aussi court – et il est agacé par la difficulté de le faire sur le plan logistique – mais que peut-il faire ? Il n’a pas accès aux horaires des autres restaurants du restaurant, que chaque gérant gère séparément, de sorte qu’il ne sait pas s’il y a des quarts de travail ailleurs que ses employés pourraient prendre à la place. Il n’a pas la capacité de permettre aux travailleurs d’échanger leurs quarts de travail ou de gérer leurs horaires sans le consulter, il est donc au milieu d’un réseau complexe de demandes d’horaires.
Une solution rationalisée
Imaginons maintenant que Joe utilise un logiciel de travail numérique pour gérer les horaires de ses employés et collaborer avec eux pour apporter des changements.
Le lundi soir, lorsqu’il apprend ses changements de personnel pour le lendemain, il envoie un message de groupe par l’intermédiaire de l’application du lieu de travail à tous ses employés de l’équipe du dîner du mardi à la recherche de volontaires pour abandonner le quart de travail. Il sait que ses employés ont des options dans le logiciel pour voir si cela fonctionnera pour eux, il ne s’attend donc pas à une multitude de messages contenant des questions et des demandes de quarts de travail alternatifs.
Les employés qui reçoivent la demande cherchent à savoir s’il y a d’autres quarts de travail ouverts dans la semaine qu’ils peuvent prendre pour remplacer le revenu. Un employé en trouve un, s’y insère et envoie un message au groupe pour leur dire qu’il peut se retirer mardi soir. Étant donné que le logiciel permet aux employés de tous les emplacements de la chaîne de prendre des quarts de travail à n’importe quel endroit, deux autres employés constatent qu’il y a des ouvertures pour le quart de travail du dîner du mardi à d’autres endroits. Ils demandent ces quarts de travail sur le lieu de travail et envoient un message au groupe qu’ils peuvent également abandonner.
Le travail de Joe, qui consiste à réduire à quatre employés pour le dîner du mardi, a été fait rapidement et avec peu d’implication de sa part. De plus, les employés qui ont abandonné ont trouvé des moyens de rattraper le travail cette semaine-là, et plusieurs autres quarts de travail ouverts à son emplacement et à d’autres sont maintenant pourvus. Tout cela se fait avec seulement quelques messages dans le système – pas un seul texto frénétique ou appel téléphonique agacé d’employés lésés n’est impliqué.
Joe envoie des messages à son équipe via l’application, les remerciant de leur flexibilité. Il enregistre ensuite une courte vidéo de formation pour les serveurs qui assisteront à la fête le lendemain soir, leur rappelant les politiques et les procédures de l’entreprise pour servir de grands groupes et des événements spéciaux. Les employés reçoivent une demande pour regarder la vidéo de deux minutes avant le début de leur quart de travail la nuit suivante, et Joe reçoit une confirmation lorsque chacun le fait.
Aujourd’hui, non seulement les horaires de ses employés sont établis à la satisfaction de tous, mais il est convaincu que les employés qui se présentent le lendemain soir savent ce qu’ils doivent faire.
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