1,6 million de messages, 6 pays et une seule plateforme pour tout gérer
Comment un détaillant européen multimarques a apporté de la cohérence à la communication, à la formation et à la planification grâce à WorkJam.
Introduction
Exploitant diverses marques de vente au détail dans plusieurs pays européens, ce détaillant avait besoin d'un moyen de tenir informés et connectés des dizaines de milliers d'employés, sans avoir recours à des applications non autorisées ou à des systèmes dispersés. Chaque marque ayant sa propre identité, des tons neutres de HomeGoods au rouge vif de T.J.Maxx, le siège social avait également besoin d'une plateforme capable d'adapter les communications et le design à chaque équipe tout en fonctionnant à partir d'un système unique.
Avant WorkJam, la communication en magasin passait souvent par des applications de messagerie grand public, la planification vivait sur une plateforme distincte et la formation nécessitait un suivi manuel. La direction n'avait pas de visibilité en temps réel sur les tâches et les plannings, et les associés avaient peu de flexibilité et de transparence.
Afin de créer une source unique de vérité pour la communication, l'apprentissage et la planification, le détaillant a lancé WorkJam, en commençant par un projet pilote en Irlande et en l'étendant rapidement à tous les marchés européens.
Le défi : communication et opérations déconnectées
- Le recours à des outils de messagerie non autorisés a créé des risques en matière de conformité.
- La planification, la formation et la gestion des tâches étaient gérées dans des systèmes distincts.
- Les collaborateurs n'avaient pas accès en libre-service aux horaires et aux mises à jour.
- La direction avait une visibilité limitée sur les taux d'achèvement et la planification des capacités.
- Les équipes du siège social étaient responsables de plusieurs marques et avaient besoin d'une plateforme unique capable de fournir des visuels, des politiques et des formations spécifiques à chaque marque sans dupliquer les efforts.
Avant 2019, les équipes des magasins de six pays européens utilisaient des groupes WhatsApp et des plannings manuscrits pour rester en contact. Les informations importantes se perdaient dans de longs fils de discussion, les formations étaient dispersées dans des classeurs et des arrière-boutiques, et les responsables passaient des heures chaque semaine à coordonner les horaires par téléphone.
La solution : une transformation numérique progressive
Phase 1 – Projet pilote en Irlande
La phase 1 a débuté en Irlande, où un projet pilote a remplacé les applications non approuvées par le chat, les canaux et l'affichage du calendrier de WorkJam, atteignant rapidement un taux d'engagement de 92 % et faisant la preuve du modèle.
- Introduction du chat sécurisé WorkJam, des canaux et de l'affichage des horaires pour remplacer les applications non approuvées.
Phase 2 – Expansion rapide
Lorsque la pandémie a frappé, le détaillant a accéléré son expansion au Royaume-Uni, en Allemagne, en Pologne, en Autriche, aux Pays-Bas et dans ses centres de distribution, assurant une communication cohérente en temps réel alors que les opérations changeaient quotidiennement.
- Déploiement des communications numériques sur tous les marchés européens et dans tous les centres de distribution pendant la pandémie.
Phase 3 - Intégration de la gestion des effectifs
Vient ensuite l'intégration de la gestion des effectifs, reliant WorkJam à UKG Workforce Central pour ajouter le poinçonnage mobile, les demandes de congés et la transparence des quarts de travail.
- Intégré à UKG Workforce Central pour la consultation des plannings, la pointage mobile et les demandes de congés.
Phase 4 – Reconnaissance et apprentissage
Enfin, l'équipe a mis en place des programmes de reconnaissance, des badges numériques, des formations ciblées et une gestion des tâches de nouvelle génération, créant ainsi un espace de travail numérique unique qui relie désormais plus de 26 000 membres des équipes de première ligne dans six pays.
- Ajout de badges numériques, d'un vote pour l'« Associé du mois » et de canaux d'engagement saisonniers.
- Agrandissement du centre de formation avec plus de 230 000 formations en ligne suivies au cours de l'exercice 2023.
Phase 5 – Gestion des tâches et automatisation
Lancement d'une gestion des tâches nouvelle génération avec mises à jour en temps réel et parcours d'intégration automatisés.
L'impact : des équipes connectées, une exécution cohérente
Engagement et culture
- Les taux d'engagement ont atteint 92 % en Irlande, 76 % au Royaume-Uni et 74 % en Pologne.
- Les chaînes saisonnières et culturelles ont favorisé les liens entre divers marchés.
- Le vote numérique pour élire « l'associé du mois » et les badges ont boosté le moral.
« Grâce à l'utilisation de canaux saisonniers et de messages ciblés, nous créons des espaces qui rassemblent les gens sur différents marchés tout en leur fournissant le contenu local dont ils ont besoin. » — Responsable de l'équipe de collaboration numérique
Excellence opérationnelle
- Plus de 1,6 million de messages directs et plus de 110 000 traductions intégrées facilitent la collaboration multilingue.
- La planification intégrée, le marché des quarts de travail et la gestion des tâches en temps réel offrent aux collaborateurs transparence et flexibilité.
- Éliminé les vulnérabilités de sécurité qui viennent avec des outils de messagerie non approuvés en introduisant la plateforme de communication conforme au GDPR de WorkJam.
- Le ciblage au niveau de la marque garantit que les collaborateurs voient le contenu, les horaires et les formations qui correspondent à l'identité spécifique de leur magasin, renforçant ainsi la culture tout en centralisant les opérations.
« Nous avons pu donner à nos collaborateurs plus d'autonomie grâce à la transparence de leurs horaires et à la flexibilité de leurs modes de travail. » — Membre de l'équipe Collaboration numérique
Apprentissage et développement
- Plus de 230 000 formations en ligne suivies, avec des badges récompensant les compétences et les résultats obtenus.
Une main-d'œuvre cohérente et connectée
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