3 raisons d'envisager un modèle de planification basé sur la disponibilité

Soyons francs : pour les directeurs de magasin et les chefs d’équipe, créer le planning hebdomadaire parfait ressemble à un jeu du « téléphone arabe » auquel personne n’a vraiment envie de jouer.

Vous jonglez constamment avec les prévisions d’achalandage, les niveaux de compétence du personnel et les contraintes budgétaires, alors que les demandes s’empilent plus vite que vous ne pouvez assigner les quarts.

Mais voici le hic : l’élément le plus important est souvent laissé pour compte — la disponibilité réelle de vos employés horaires.

Ce n’est pas seulement un casse-tête opérationnel, c’est un tueur de rétention.

Selon les données internes de WorkJam, 68 % des gestionnaires estiment que la partie la plus difficile de la planification est de faire correspondre les quarts de travail aux besoins des employés. À l’inverse, 60 % des travailleurs affirment que trouver un emploi adapté à leur style de vie est la partie la plus difficile de leur recherche d’emploi.

Au lieu de simplement « gérer des horaires », les entreprises (et leur personnel) gagneraient à adopter une approche nouvelle et holistique de la gestion des effectifs.

Comment la planification flexible améliore-t-elle la rétention du personnel de terrain ?

La réponse courte : Lorsque vous alignez les besoins de l’entreprise avec la vie personnelle de votre personnel, ils restent plus longtemps.

Les détails : Les employés qui reçoivent constamment des horaires en conflit avec leurs obligations personnelles (ou un deuxième emploi) sont les premiers à partir. Sans parler du stress et de la tension qui surviennent chaque fois qu’un employé doit demander directement un changement à son gestionnaire. Une fois, ça passe, mais si cela devient une conversation récurrente, aucune des deux parties ne l’attend avec impatience.

Mais ces interactions n’ont pas à être gênantes. Elles n’ont même pas besoin d’avoir lieu grâce à un système d’exploitation numérique unifié qui soutient vos employés et vos gestionnaires sur le terrain.

La planification flexible signifie que vos employés peuvent échanger des quarts en quelques clics sur leur appareil, sans avoir à prendre du temps à un gestionnaire déjà occupé.

Mettre la disponibilité au premier plan

En facilitant l’échange de quarts dans un marché de quarts ouverts (Open Shift Marketplace), vous créez une culture de respect. Lorsque vous utilisez des outils qui permettent aux employés d’indiquer leur véritable disponibilité et d’échanger des quarts sans friction, vous fidélisez une main-d’œuvre expérimentée qui connaît vos normes.

• Le gain : Les employés et les gestionnaires sont sur la même longueur d’onde dès le premier jour, le taux de départ chute et les scores de service client augmentent.

De meilleurs outils de planification peuvent-ils réduire l’absentéisme et les absences ?

La réponse courte : Oui. Les conflits d’horaire sont la cause n°1 de l’absentéisme accidentel ; les prévenir évite les quarts vides.

Les détails : Lorsque les employeurs ne sont pas sensibles aux disponibilités, des conflits surviennent et les gens ne se présentent tout simplement pas. Les recherches de WorkJam indiquent que près de la moitié des gestionnaires (46 %) signalent des problèmes fréquents de sous-effectif. Un magasin en sous-effectif signifie des clients frustrés, des équipes stressées et des budgets d’heures supplémentaires explosés.

Les conflits d’horaire sont inévitables, mais ils sont aussi évitables. En équipant votre personnel d’une boucle de « détection et réaction » (sense and respond) — où ils peuvent communiquer instantanément des changements de disponibilité ou récupérer des quarts ouverts via une application mobile — vous simplifiez le processus.

• Le gain : Vous arrêtez de vous démener pour combler les trous à la dernière minute, et votre équipe arrête de stresser à l’idée de manquer le travail.

Comment la planification automatisée aide-t-elle les directeurs de magasin ?

La réponse courte : Elle leur permet de gagner du temps pour se concentrer sur les clients, pas sur les feuilles de calcul.

Les détails : Adhérer à un modèle de planification basé sur la disponibilité soulage autant la direction que les travailleurs horaires. Près de 25 % des chefs de magasin citent les tâches de planification (échanges, modifications, ajustements) comme la partie la plus épuisante de leur travail.

Lorsque vous utilisez un lieu de travail numérique pour le terrain (Digital Frontline Workplace) pour automatiser ces échanges (selon les règles que vous définissez), les gestionnaires cessent d’être la « police des horaires ». Les employés exercent un contrôle en initiant leurs propres échanges, et le logiciel s’assure qu’ils sont qualifiés et ne dépassent pas les heures supplémentaires.

• Le gain : Les gestionnaires passent moins de temps dans l’arrière-boutique à gérer des maux de tête et plus de temps sur le plancher à stimuler les ventes.

Prêt à révolutionner votre terrain ?

Les gestionnaires de sociétés de services ne devraient pas avoir à redouter de faire les horaires, et les employés ne devraient pas être sur le qui-vive en attendant des quarts qu’ils ne peuvent pas assurer.

Il est temps de pérenniser vos opérations. « WorkJammez » vos effectifs et transformez la planification d’un jeu de téléphone arabe en un avantage concurrentiel.

Avec la bonne technologie en place et quelques changements de processus, les magasins qui mettent la disponibilité au premier plan du cycle de planification peuvent réaliser un certain nombre d’avantages commerciaux, notamment :

• Taux de rétention plus élevés : Les employés qui reçoivent constamment des horaires qui ne correspondent pas à leurs obligations personnelles et à d’autres emplois sont plus susceptibles de partir, ce qui oblige les employeurs à assumer le fardeau du temps et de l’argent liés à l’embauche et à la recyclage des remplaçants. Les entreprises qui privilégient la disponibilité des employés dès le début (c’est-à-dire pendant le processus d’embauche) peuvent conserver une main-d’œuvre plus expérimentée qui complète leurs besoins et normes opérationnels, ce qui se traduit par un meilleur service à la clientèle. Lorsque les deux parties sont sur la même longueur d’onde dès le premier jour, le risque d’attrition des employés en raison d’équipes mal alignées diminue considérablement.
• Moins d’absences et de sous-effectifs : Lorsque les employeurs ne sont pas sensibles à la disponibilité de leurs employés, des conflits de quarts surviennent, menant à l’absentéisme. L’étude de WorkJam a révélé que près de la moitié des gestionnaires (46 %) signalent que leurs emplacements sont fréquemment ou parfois en sous-effectif. Comme tout gestionnaire le sait, un magasin en sous-effectif entraîne des clients non servis, des dépenses d’heures supplémentaires élevées et un moral des employés plus bas. Les conflits de quarts et les changements de dernière minute sont une partie inévitable de la gestion d’équipe, mais ils sont aussi évitables. En équipant les superviseurs et le personnel d’outils qui facilitent la communication des disponibilités, les employeurs peuvent simplifier le processus de planification et améliorer la présence globale.
• Des managers plus heureux et plus productifs : L’adhésion à un modèle de planification basé sur la disponibilité soulage autant la direction que les travailleurs horaires. Près d’un quart des directeurs de magasin et des chefs d’équipe d’une entreprise de services citent les tâches de planification (par exemple, la création d’horaires et la facilitation des changements de quart de travail ou des métiers) comme la partie la plus insatisfaisante de leur travail. Lorsque les gestionnaires attribuent des quarts de travail en fonction des commentaires des employés, ils passent moins de temps (et soignent moins de maux de tête) à élaborer et à modifier les horaires. Avec un logiciel intégré ou des outils de gestion des relations avec les employés en place, les employés peuvent exercer plus de contrôle sur les horaires en initiant des échanges de quarts de travail sans l’intervention du superviseur. La répartition égale de ces responsabilités permet à la fois de responsabiliser les travailleurs horaires et de libérer les managers pour qu’ils se concentrent sur des tâches plus en contact avec les clients.

Les gestionnaires d’entreprises de services ne devraient pas avoir à redouter l’établissement des horaires, et les employés ne devraient pas avoir à attendre des affectations de quart de travail qu’ils ne peuvent pas remplir. L’adoption d’un modèle de planification basé sur la disponibilité permet aux deux parties de respirer plus facilement.