Was ist Filialaufgabenmanagement?

Filialaufgabenmanagement ist die Art und Weise, wie eine Einzelhandelskette die Aufgaben, die jede Filiale erledigen muss, zuweist, verfolgt und überprüft – von Eröffnungschecklisten und Planogramm-Resets bis hin zu Sicherheitskontrollen, Werbeaktionen und Audit-Nachverfolgungen.

Software für das Aufgabenmanagement im Einzelhandel ersetzt die E-Mails, Ordner und Tabellenkalkulationen, die früher diese Anweisungen enthielten, durch ein einziges System, in dem jede Aufgabe einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen Nachweis der Erledigung hat.

Einige Anleitungen behandeln dies als ein Checklistenproblem: Geben Sie den Filialleitern eine bessere Möglichkeit, ihre To-Do-Listen zu organisieren, und die Arbeit wird erledigt. Das mag für eine Handvoll Filialen zutreffen. Wenn eine Kette weitere Standorte hinzufügt, vervielfachen sich die Anweisungen, und keine von einem Manager geführte Liste kann da mithalten.

Für Ketten, die auf Stundenkräfte angewiesen sind, ist dies auch ein Personalproblem für die Filialleitung. Eine Aufgabe wird nur dann gut erledigt, wenn sie jemanden im Laden während seiner Schicht erreicht, mit den richtigen Anweisungen und, falls erforderlich, der Schulung, um sie auszuführen.

Je mehr dieser Koordination auf die Filialleiter fällt, desto höher ist das Risiko von Burnout und Fluktuation unter diesen Führungskräften, und desto weniger Zeit bleibt ihnen für Kunden und ihre Teams. Filialaufgabenmanagement-Software verlagert diese Koordination in ein einziges System, sodass Manager diese Zeit stattdessen im Laden verbringen können.

Was umfasst Filialaufgabenmanagement?

Filialaufgabenmanagement umfasst jede Arbeit, die die Zentrale, ein Bezirksleiter oder ein Filialleiter an einem Standort erledigen muss. Für Merchandising-Arbeiten fügen leistungsstärkere Tools visuelle Merchandising-Checks hinzu, wie z. B. Fotonachweise und KI, die jedes Foto mit den Anforderungen der Aufgabe vergleicht, damit Führungskräfte wissen, dass die Arbeit erledigt und korrekt ausgeführt wurde.

Die folgenden Kategorien machen den Großteil aus.

Warum werden Filialaufgaben verpasst?

Filialaufgaben werden verpasst, wenn niemand spezifisch dafür verantwortlich ist, wenn sie zur falschen Zeit in der Filiale ankommen oder wenn „erledigt“ keinen zeitnahen Nachweis erfordert. Die meisten Ketten haben alle drei Probleme gleichzeitig.

Eine Aufgabe, die an „die Filiale“ gesendet wird, gehört jedem, gehört also oft niemandem. Anweisungen, die in einer wöchentlichen E-Mail vergraben sind, verlieren gegen das, was an diesem Morgen im Laden passiert ist, und wenn der Abschluss nur ein Häkchen in einem Kästchen ist, erfährt die Zentrale erst beim nächsten Audit, Wochen später, was wirklich passiert ist, wenn das Zeitfenster zur Behebung bereits geschlossen ist.

Das Volumen verschlimmert die Situation. Ein Filialleiter in einer großen Kette kann Dutzende von Anweisungen pro Woche von Merchandising, Operations, Marketing und Verlustprävention erhalten, jede so geschrieben, als wäre sie die einzige. Ohne eine einzige Liste, die die Arbeit priorisiert und den Mitarbeitern zuweist, wird der Manager zum Filter, und der Filter versagt an geschäftigen Tagen.

Warum muss das Filialaufgabenmanagement mit den Mitarbeiterplänen verbunden sein?

Das Filialaufgabenmanagement muss mit den Mitarbeiterplänen verbunden sein, weil die Personen, die die Arbeit erledigen können, diejenigen sind, die in der Schicht sind. Wenn das Aufgabensystem den Plan sehen kann, geht eine nach Rolle zugewiesene Aufgabe an denjenigen, der diese Schicht arbeitet, und wird während der Stunden erledigt, für die die Filiale besetzt ist, von jemandem, der dafür bezahlt wird, dort zu sein.

Die Alternative birgt Kosten, die die meisten Checklisten-Tools ignorieren. Wenn eine Aufgabenbenachrichtigung einen Stundenmitarbeiter an seinem freien Tag erreicht, wartet sie entweder bis zu seiner nächsten Schicht oder wird außerhalb der Arbeitszeit erledigt. Das US-Arbeitsministerium stellt klar, dass Arbeit, die ein Arbeitgeber duldet oder zulässt, bezahlt werden muss, unabhängig davon, ob jemand danach gefragt hat. Ein Aufgabensystem, das den Plan nicht sehen kann, schafft diese Gefährdung Benachrichtigung für Benachrichtigung.

Ein verbundenes System hält auch die Aufgabenliste realistisch. Wenn zwei Mitarbeiter die Abendschicht arbeiten, kann das System dies sehen, bevor es ihnen einen vierstündigen Reset zuweist, und der Manager kann die Arbeit neu ausbalancieren, anstatt die Lücke erst am nächsten Morgen zu entdecken.

Wie verfolgen Einzelhändler Filialaufgaben in Echtzeit?

Einzelhändler verfolgen Filialaufgaben in Echtzeit, indem sie jede Aufgabe über ein System laufen lassen, das aufzeichnet, wer sie wann und mit welchem Nachweis erledigt hat, und diese Daten dann von der Filiale über den Bezirk bis zur Region in Echtzeit zusammenführt. Führungskräfte sehen noch am selben Tag, welche Filialen im Rückstand sind.

Foto- und Videobeweise sind hier wichtiger, als die meisten Teams erwarten. Ein mit Zeitstempel versehenes Foto einer fertigen Präsentation ermöglicht es einem Bezirksleiter, zwanzig Filialen von einem Bildschirm aus zu überprüfen und Filialbesuche auf die Filialen zu konzentrieren, die Hilfe benötigen.

Das funktioniert nur, wenn die Fotos einfach zu überprüfen sind. Eine einzige Einführung über mehrere hundert Filialen erzeugt Hunderte von Bildern, und das Öffnen der Aufgabe jeder Filiale, um sie zu finden, verwandelt die Überprüfung in stundenlanges Klicken. Eine Bildüberprüfungsgalerie zieht jedes Foto für eine Aufgabe in eine einzige Ansicht. Prüfer können nach Fotos filtern, die noch eine Entscheidung benötigen, sie nach Standort gruppieren oder als Raster scannen und die Arbeit vom selben Bildschirm aus genehmigen oder ablehnen.

Im Laufe der Zeit zeigen dieselben Daten Muster, die ein einziger Besuch niemals aufdecken würde, wie z. B. eine Einführung, die jedes Mal in einer Region zu spät ankommt, oder eine Checkliste, die ein Bezirk konsequent überspringt.

Wie funktioniert die KI-Bildüberprüfung für Filialaufgaben?

Die KI-Bildüberprüfung gleicht jedes Foto, das ein Mitarbeiter aufnimmt, mit den Anforderungen der Aufgabe ab und meldet ein Problem, bevor das Foto eingereicht wird. Aufgaben-Ersteller legen den Standard für jeden Schritt mit einem Referenzbild, einer schriftlichen Beschreibung dessen, was das Foto zeigen soll, oder beidem fest.

Der Wert liegt im Timing. Ohne eine Überprüfung bei der Aufnahme wird ein falsches Foto erst Stunden oder Tage später entdeckt, oft nachdem die Schicht des Mitarbeiters beendet ist. Die Präsentation bleibt in der Zwischenzeit falsch, und die Behebung wird zu einer weiteren Aufgabe. Mit der Überprüfung sieht der Mitarbeiter, warum das Foto markiert wurde, z. B. das falsche Produkt im Regal oder ein zu unscharfes Foto, während er noch an der Präsentation steht. Er kann die Einrichtung korrigieren und das Foto sofort neu aufnehmen.

Es entlastet auch die Überprüfungsarbeit für Bezirks- und Regionalteams, die sonst jedes Foto inspizieren, obwohl viele die korrekt erledigte Arbeit zeigen. Wenn Probleme bei der Aufnahme erkannt werden, gelangen weniger schlechte Fotos in die Überprüfungswarteschlange und weniger Aufgaben müssen nachbearbeitet werden. Wenn ein Prüfer ein markiertes Foto ablehnt, kann die Erklärung der KI die Ablehnungsnotiz ausfüllen, sodass der Mitarbeiter lernt, was zu korrigieren ist, ohne dass der Manager es von Grund auf neu schreiben muss.

Die KI genehmigt oder lehnt die Arbeit nicht eigenständig ab. Mitarbeiter können ein markiertes Foto behalten, wenn sie es für korrekt halten, und Manager treffen immer noch die endgültige Entscheidung.

Wie werden Filialaudits zu Korrekturaufgaben?

In einem vernetzten System wird jedes fehlgeschlagene Audit-Element zu einer Korrekturaufgabe, die der Filiale zugewiesen wird, die es nicht bestanden hat, mit einem Fälligkeitsdatum und dem erforderlichen Nachweis, um es abzuschließen. Das nächste Audit überprüft dann, ob die Korrektur Bestand hatte.

Ohne diese Verbindung führen Audits zu Bewertungen und sehr wenig Veränderung. Der Bezirksleiter schreibt die Probleme auf, sendet eine E-Mail an die Filiale und hofft, dass die Nachverfolgung erfolgt. Wenn Audits und Aufgaben auf derselben Plattform leben, ist die Nachverfolgung automatisch und sichtbar. Wenn ein Problem immer wieder auftritt, kann die Korrekturmaßnahme ein kurzes Schulungsmodul für das Team umfassen, das die Ursache angeht.

Worauf Sie bei Software für das Aufgabenmanagement im Einzelhandel achten sollten

Software für das Aufgabenmanagement im Einzelhandel reicht von einfachen Checklisten-Apps bis hin zu vollständigen Filialausführungsplattformen, die Aufgaben, Audits, Kommunikation und Schulungen verbinden. Für eine Kette mit Hunderten von Filialen sind dies die Fragen, die sie voneinander unterscheiden.

Wenn Ihre Filialen auf mehrere Back-Office-Systeme angewiesen sind, ist die Frage nach anderen Systemen am wichtigsten. Wir behandeln diese Architektur in Headless Task Management: Wie Einzelhandelsketten Filialaufgaben über jedes System hinweg ausführen.

Wie WorkJam das Filialaufgabenmanagement angeht

WorkJam ist die komplette KI-Plattform für den operativen Betrieb an vorderster Front, und ihr Aufgabenmanagement-Modul ist um den Dienstplan herum aufgebaut. Aufgaben gehen an die Mitarbeiter, die die Schicht arbeiten, und werden mit Foto- und Videobeweis abgeschlossen, während Führungskräfte den Abschluss über alle Standorte hinweg von Live-Dashboards aus verfolgen. Fehlgeschlagene Prüfungen aus Filialaudits werden zu Korrekturaufgaben, und Schulungen aus WorkJams Lernmodul können der unterstützten Arbeit beigefügt werden. Mitarbeiter ohne persönliches Telefon können gemeinsam genutzte Geräte über Site Coach nutzen.

Dem Fotonachweis wird die gleiche Aufmerksamkeit geschenkt. Die KI-Bildüberprüfung gleicht jedes Foto mit dem Referenzbild oder der Beschreibung des Schritts ab und teilt dem Mitarbeiter mit, was zu korrigieren ist, bevor er es einreicht. Manager überprüfen Fotos von Aufgaben, Audits und Formularen in einer Bildüberprüfungsgalerie im Web und auf Mobilgeräten, gefiltert nach Status und Standort, mit integrierten Genehmigungs- und Ablehnungsaktionen und einem Massenexport, wenn sie die Dateien benötigen.

Metro AG ersetzte Papierformulare und mündliche Anweisungen durch WorkJam-Aufgaben-Workflows, beginnend mit Pilotprojekten in zwei Ländern und einer Ausweitung auf 13. Metro meldet eine 100%ige Akzeptanz bei den Mitarbeitern an vorderster Front und 4,5 Stunden Zeitersparnis pro Tag bei der Aufgabenausführung durch Manager. „Durch die Zentralisierung jeder Aufgabe innerhalb von WorkJam haben wir endlich eine Harmonisierung im großen Maßstab erreicht“, sagte Ligia Paraschivescu, Supply Chain and Store Operations bei Metro AG.

Häufig gestellte Fragen zum Filialaufgabenmanagement

Was ist Filialaufgabenmanagement?

Filialaufgabenmanagement ist die Art und Weise, wie eine Einzelhandelskette die Aufgaben, die jede Filiale erledigen muss, zuweist, verfolgt und überprüft – von Eröffnungschecklisten und Planogramm-Resets bis hin zu Sicherheitskontrollen, Werbeaktionen und Audit-Nachverfolgungen. Software gibt jeder Aufgabe einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen Nachweis der Erledigung.

Was ist Software für das Aufgabenmanagement im Einzelhandel?

Software für das Aufgabenmanagement im Einzelhandel ist ein System, das E-Mails, Ordner und Tabellenkalkulationen für Filialanweisungen ersetzt. Es weist Filialen und Mitarbeitern Aufgaben zu, sammelt Nachweise der Erledigung wie Fotos und zeigt der Zentrale und den Bezirksleitern, welche Filialen im Plan sind.

Wie verfolgen Einzelhändler Filialaufgaben in Echtzeit?

Einzelhändler verfolgen Filialaufgaben in Echtzeit, indem sie jede Aufgabe über ein System laufen lassen, das aufzeichnet, wer sie wann und mit welchem Nachweis erledigt hat. Die Abschlussdaten werden von der Filiale über den Bezirk bis zur Region in Echtzeit zusammengeführt, sodass Führungskräfte noch am selben Tag sehen, welche Filialen im Rückstand sind.

Was ist KI-Bildüberprüfung im Einzelhandel?

Die KI-Bildüberprüfung gleicht die Fotos, die Mitarbeiter als Nachweis einer Filialaufgabe einreichen, mit einem Referenzbild oder einer schriftlichen Beschreibung dessen ab, was das Foto zeigen soll. Sie meldet Probleme, wie z. B. das falsche Produkt oder ein unscharfes Foto, bevor der Mitarbeiter es einreicht, sodass die Korrektur in der Filiale statt nach einer Überprüfung erfolgt.

Sollten Filialaufgaben Schichten oder Filialen zugewiesen werden?

Aufgaben den Mitarbeitern zuzuweisen, die eine Schicht arbeiten, funktioniert besser, als sie an die gesamte Filiale zu senden. Die Aufgabe erreicht jemanden, der vor Ort ist und dafür bezahlt wird, sie zu erledigen, wodurch Aufgaben vermieden werden, die unerledigt bleiben oder außerhalb der Arbeitszeit erledigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenmanagement und einer Filialausführungsplattform?

Aufgabenmanagement weist einzelne Arbeitsaufgaben zu und verfolgt sie. Eine Filialausführungsplattform verbindet diese Arbeit mit dem Rest des Filialbetriebs, einschließlich Audits, Kommunikation, Schulung und Planung, sodass ein fehlgeschlagenes Audit eine Aufgabe erstellen und eine Aufgabe die zur Erledigung erforderliche Schulung enthalten kann.

Wie sind Filialaudits mit dem Aufgabenmanagement verbunden?

In einem vernetzten System wird jedes fehlgeschlagene Audit-Element zu einer Korrekturaufgabe, die der Filiale zugewiesen wird, mit einem Fälligkeitsdatum und dem erforderlichen Nachweis, um es abzuschließen. Das nächste Audit überprüft, ob die Korrektur Bestand hatte, sodass jedes Audit auch misst, ob die letzte Runde der Korrekturen funktioniert hat.